จัดพื้นที่ออฟฟิศตามสไตล์งาน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้จริงหรือ?

ในอดีต ภาพจำของออฟฟิศส่วนใหญ่มักเป็นการจัดโต๊ะทำงานเป็นแถว แบ่งสัดส่วนตามแผนกอย่างชัดเจน หรือแบ่งตามลำดับชั้นบังคับบัญชา ซึ่งเป็นรูปแบบที่คุ้นเคยกันดี แต่ในโลกการทำงานยุคใหม่ที่ความยืดหยุ่นและความร่วมมือกลายเป็นหัวใจสำคัญ แนวคิดการ จัดพื้นที่ออฟฟิศ ก็ได้พัฒนาไปอย่างมาก เทรนด์ใหม่ที่กำลังได้รับความนิยมคือการจัดพื้นที่ตาม "สไตล์การทำงาน" (Workstyle-based Seating) แต่คำถามสำคัญที่เจ้าของธุรกิจหลายคนสงสัยคือ แนวคิดการ จัดพื้นที่ออฟฟิศ รูปแบบใหม่นี้ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้จริงหรือไม่? บทความนี้จะพาคุณไปเจาะลึกทุกแง่มุม

ทำความเข้าใจแนวคิดการจัดพื้นที่ตามสไตล์งาน

การจัดพื้นที่ออฟฟิศ ตามสไตล์งาน คือการจัดโซนทำงานให้สอดคล้องกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละวัน ไม่ได้ยึดตามผังองค์กรเป็นหลัก โดยแบ่งพื้นที่ออกเป็นโซนต่างๆ เพื่อรองรับความต้องการที่หลากหลาย เช่น

• งานที่ต้องใช้สมาธิสูง (Focus Work): งานที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ หรือการเขียนโค้ด
• งานที่ต้องทำงานร่วมกัน (Collaborative Work): การระดมสมองหรือการประชุมกลุ่ม
• งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ (Creative Work): การออกแบบหรือการสร้างคอนเทนต์

การตกแต่งสำนักงาน ที่ดีจึงต้องรองรับความต้องการที่แตกต่างเหล่านี้ เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมกับงานที่กำลังทำอยู่

ประโยชน์ที่พิสูจน์แล้ว เมื่อสภาพแวดล้อมสนับสนุนการทำงาน

การจัดพื้นที่ตามสไตล์งานมีประโยชน์อย่างยิ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากช่วยลดสิ่งรบกวนและเพิ่มสมาธิให้กับพนักงาน การที่ทีมที่มีลักษณะงานคล้ายกันนั่งใกล้กันช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและราบรื่นขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้เกิดการแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ระหว่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลเชิงสถิติจากการวิจัยต่างๆ แสดงให้เห็นว่าการนั่งใกล้กันในทีมที่มีสไตล์งานคล้ายกันช่วยเพิ่มความร่วมมือและประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมีนัยสำคัญ และยังช่วยสร้างความผูกพันและวัฒนธรรมองค์กรที่ดีขึ้น เพราะพนักงานจะรู้สึกว่าองค์กรเข้าใจและสนับสนุนรูปแบบการทำงานของพวกเขาอย่างแท้จริง

ความท้าทายและวิธีแก้ไข ที่ต้องวางแผนอย่างรอบคอบ

แน่นอนว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ย่อมมาพร้อมกับความท้าทาย พนักงานบางคนอาจรู้สึกไม่คุ้นชินกับการไม่มีโต๊ะประจำ หรือกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของทรัพย์สินส่วนตัว การเปลี่ยนผ่านไปสู่การจัดพื้นที่ออฟฟิศ รูปแบบใหม่จึงต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ 

แนวทางการแก้ไขที่ได้ผลเช่น

• ใช้รูปแบบผสมผสาน (Hybrid Model): ไม่จำเป็นต้องยกเลิกโต๊ะประจำทั้งหมด อาจจัดสรรพื้นที่ส่วนหนึ่งเป็นโต๊ะทำงานประจำสำหรับพนักงานที่ต้องการ และอีกส่วนเป็นพื้นที่ส่วนกลางที่ยืดหยุ่น
• จัดสรรพื้นที่ส่วนตัวทดแทน: การมีตู้ล็อกเกอร์ส่วนตัวที่ปลอดภัยให้พนักงานทุกคน เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง นอกจากนี้ การจัดเตรียม "Focus Pod" หรือ "Phone Booth" ให้เพียงพอจะช่วยแก้ปัญหาเรื่องความเป็นส่วนตัวได้
• สื่อสารอย่างโปร่งใส: ผู้บริหารต้องสื่อสารวิสัยทัศน์และประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงนี้ให้พนักงานเข้าใจอย่างชัดเจน เพื่อลดแรงต้านและสร้างความเข้าใจร่วมกัน
• รับฟังความคิดเห็น: เปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในกระบวนการ ออกแบบออฟฟิศ จะทำให้พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลง

การสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืน

การ ออกแบบออฟฟิศ เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง การจะทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ยั่งยืน องค์กรควรมีการประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ สามารถทำได้โดย

• การสำรวจความพึงพอใจ: สอบถามความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับการใช้พื้นที่ทำงาน
• การสังเกตพฤติกรรม: สังเกตว่าพนักงานใช้พื้นที่ต่างๆ อย่างไร และพื้นที่ไหนที่ได้รับความนิยมเป็นพิเศษ
• การเก็บข้อมูล: ใช้เทคโนโลยีเพื่อเก็บข้อมูลการใช้งานพื้นที่ เพื่อนำมาวิเคราะห์และปรับปรุงให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

การประเมินและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้การ ตกแต่งสำนักงาน ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานได้อย่างแท้จริง และทำให้การลงทุนในพื้นที่ทำงานนั้นคุ้มค่าที่สุด

คำถามที่พบบ่อย

องค์กรขนาดเล็กที่งบประมาณจำกัดจะสามารถนำแนวคิดนี้ไปปรับใช้ได้อย่างไร? 

องค์กรขนาดเล็กสามารถนำแนวคิดนี้ไปปรับใช้ได้ด้วยการจัดมุมทำงานที่หลากหลายในพื้นที่จำกัด เช่น การใช้เฟอร์นิเจอร์ที่เคลื่อนย้ายได้ หรือการแบ่งพื้นที่ด้วยฉากกั้นแบบเบา เพื่อสร้างโซนสำหรับงานที่ต้องการสมาธิและงานที่ต้องทำงานร่วมกัน

การจัดพื้นที่แบบนี้จะทำให้ทีมจากต่างแผนกมีปฏิสัมพันธ์กันน้อยลงหรือไม่? 

หากมีการจัดพื้นที่ส่วนกลางที่เหมาะสม เช่น โซนคาเฟ่ หรือมุมพักผ่อนที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมการพูดคุย การจัดพื้นที่ตามสไตล์งานก็จะไม่ลดปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมจากต่างแผนก แต่จะทำให้การปฏิสัมพันธ์ในทีมหลักมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำอย่างไรให้พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานแม้จะไม่มีโต๊ะประจำ? 

การจัดหาตู้เก็บของส่วนตัว, การเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตกแต่งพื้นที่ส่วนรวม และการสร้างวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกัน จะช่วยให้พนักงานรู้สึกผูกพันและเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงานได้แม้จะไม่มีโต๊ะประจำ

สรุป