จัดพื้นที่ออฟฟิศยุคใหม่ เพื่อการทำงานร่วมกันแบบทีมเวิร์ค

ลืมภาพการจัดโต๊ะทำงานแบบเดิมๆ ที่ยึดตามตำแหน่งหรือผังองค์กร (Org Chart) ไปได้เลยครับ เพราะในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การสื่อสารที่ติดขัดและความล่าช้าเพียงเล็กน้อยอาจส่งผลกระทบใหญ่หลวงต่อความสำเร็จขององค์กร การ จัดพื้นที่ออฟฟิศ โดยยึดตามลำดับชั้นอาจสร้างกำแพงที่มองไม่เห็น ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้ยาก ถึงเวลาแล้วที่เราจะเปลี่ยนแนวคิด และหันมา ออกแบบออฟฟิศ โดยจัดที่นั่งตาม ‘สไตล์การทำงาน’ (Workstyle) ของแต่ละทีม เพื่อปลดล็อกศักยภาพการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ทำไมการจัดที่นั่งตามสไตล์งานจึงสำคัญกว่าตามผังองค์กร?

เหตุผลง่ายๆ แต่ทรงพลังคือ “ความใกล้ชิด” สร้าง “การทำงานร่วมกัน” ที่ดีขึ้น เมื่อพนักงานในทีมที่มีลักษณะงานคล้ายคลึงกันได้นั่งทำงานใกล้กัน จะเกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ แบ่งปันความคิด และช่วยเหลือกันได้อย่างเป็นธรรมชาติ สิ่งนี้ช่วยสร้างบรรยากาศที่เกื้อหนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และการแก้ปัญหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

แนวคิดนี้ไม่ใช่แค่ความรู้สึก แต่มีข้อมูลสนับสนุนอย่างชัดเจน ผลสำรวจล่าสุดจาก Gensler’s Global Workplace Survey 2024 ระบุว่า พนักงานถึง 82% ที่มีความสัมพันธ์ในทีมดีที่สุด มักจะเป็นกลุ่มที่ได้นั่งทำงานใกล้ชิดกัน การนั่งใกล้กันไม่เพียงแต่ช่วยลดขั้นตอนการสื่อสารที่เป็นทางการ แต่ยังเปิดโอกาสให้เกิดการให้ข้อเสนอแนะ (Feedback) และการระดมสมอง (Brainstorming) แบบทันทีทันใด ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานแบบ Agile ในยุคปัจจุบัน

จัดพื้นที่ออฟฟิศ อย่างไรให้เหมาะสมกับ Workstyle?

การ จัดพื้นที่ออฟฟิศ ตามสไตล์การทำงาน คือการทำความเข้าใจธรรมชาติของแต่ละทีมและสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการทำงานของพวกเขาให้ดีที่สุด ซึ่งสามารถแบ่งโซนในการ ตกแต่งสำนักงาน ได้อย่างชัดเจน ดังนี้

โซนสำหรับทีมที่เน้น Collaboration

สำหรับทีมที่ต้องทำงานร่วมกันตลอดเวลา เช่น ทีมการตลาดหรือทีมครีเอทีฟ ควร จัดพื้นที่ออฟฟิศ แบบเปิดโล่ง มีโต๊ะยาวที่สามารถนั่งทำงานร่วมกันได้หลายคน หรือมีพื้นที่สำหรับการระดมสมองและพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการ เพื่อให้ไอเดียไหลเวียนได้อย่างอิสระ

โซนสำหรับทีมที่เน้น Focus

สำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูง เช่น ทีมการเงิน ทีมกฎหมาย หรือนักพัฒนาซอฟต์แวร์ ควร ออกแบบออฟฟิศ ให้มีพื้นที่ที่เงียบสงบ มีผนังกั้น หรือมีโต๊ะทำงานแบบส่วนตัว เพื่อลดสิ่งรบกวนและช่วยให้พนักงานสามารถจดจ่อกับงานได้อย่างเต็มที่

โซนสำหรับทีมที่ต้องการทรัพยากรร่วมกัน

หากบางทีมต้องใช้งานอุปกรณ์หรือพื้นที่บางอย่างร่วมกันบ่อยๆ เช่น ทีมงานออกแบบที่ต้องใช้เครื่องพิมพ์ขนาดใหญ่ ควรจัดให้โซนของพวกเขาอยู่ใกล้กับอุปกรณ์เหล่านั้น เพื่อลดเวลาในการเดินไปมาและเพิ่มความสะดวกในการทำงาน

ผลลัพธ์ที่ได้จากการ ออกแบบออฟฟิศ ด้วยแนวคิดใหม่

การปรับเปลี่ยนแนวคิดในการ จัดพื้นที่ออฟฟิศ จากเดิมที่เน้นลำดับชั้น มาสู่การเน้นสไตล์การทำงานร่วมกันของทีม จะมอบประโยชน์ให้กับองค์กรของคุณมากกว่าที่คิด

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เมื่อการสื่อสารภายในทีมราบรื่น การตัดสินใจและการแก้ปัญหาก็จะรวดเร็วขึ้น ลดความซ้ำซ้อนของงาน และทำให้โปรเจกต์ต่างๆ เดินหน้าไปได้อย่างไม่มีสะดุด
• สร้างความสัมพันธ์ในทีมที่แข็งแกร่ง: ความใกล้ชิดทางกายภาพนำไปสู่ความผูกพันทางใจ พนักงานจะรู้สึกสนิทสนมและไว้วางใจกันมากขึ้น ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของทีมเวิร์คที่ยอดเยี่ยม
• เสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง: เมื่อพนักงานรู้สึกว่าออฟฟิศถูกออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการทำงานของพวกเขาอย่างแท้จริง พวกเขาจะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรและมีแรงจูงใจในการสร้างผลงานที่ดีที่สุด

การเปลี่ยนผ่านจากการจัดที่นั่งแบบเดิมสู่แนวคิดใหม่

การเปลี่ยนแปลงย่อมมาพร้อมกับความท้าทาย แต่เราสามารถจัดการได้อย่างราบรื่นด้วยการวางแผนที่ดี การสื่อสารที่ชัดเจน และการให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการ ออกแบบออฟฟิศ ใหม่นี้

ขั้นแรกคือการทำความเข้าใจ ก่อนจะเริ่มลงมือ ควรมีการพูดคุยกับหัวหน้าทีมและสมาชิกในแต่ละแผนก เพื่อทำความเข้าใจลักษณะงาน ความต้องการ และสไตล์การทำงานที่แท้จริงของพวกเขา ข้อมูลเหล่านี้คือพิมพ์เขียวที่สำคัญที่สุดในการวางผังออฟฟิศใหม่

จากนั้นคือการทดลอง แทนที่จะเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในคราวเดียว ลองเริ่มจากพื้นที่เล็กๆ หรือนำร่องกับบางทีมก่อน (Pilot Program) เพื่อทดสอบแนวคิดและเก็บข้อมูลความคิดเห็นจากพนักงาน วิธีนี้ช่วยลดแรงต้านและทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลง ก่อนจะขยายผลไปทั่วทั้งองค์กร

คำถามที่พบบ่อย

การจัดที่นั่งแบบนี้จะทำให้พนักงานรู้สึกว่ามีกลุ่มแบ่งแยกหรือไม่?

 ไม่จำเป็นเลยครับ หัวใจสำคัญคือการสร้าง "พื้นที่ส่วนกลาง" ที่ดึงดูดให้คนจากต่างทีมมาพบปะกัน เช่น โซนคาเฟ่ มุมพักผ่อน หรือพื้นที่อเนกประสงค์ การจัดกิจกรรมทั่วทั้งองค์กรก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อรักษาความสัมพันธ์โดยรวม

องค์กรขนาดเล็กจะนำแนวคิดนี้ไปปรับใช้อย่างไร?

 สำหรับองค์กรขนาดเล็ก อาจไม่จำเป็นต้องแบ่งโซนอย่างเป็นทางการ แต่สามารถใช้หลักการเดียวกันได้ เช่น จัดให้คนที่ทำงานร่วมกันบ่อยๆ นั่งใกล้กัน หรือจัดมุมหนึ่งของออฟฟิศให้เป็นมุมเงียบสำหรับคนที่ต้องการสมาธิ ความยืดหยุ่นคือข้อได้เปรียบ

ถ้าทีมมีการทำงานที่หลากหลาย ควรจัดที่นั่งอย่างไร?

 ในกรณีนี้ แนวคิด "Activity-Based Working" (ABW) อาจเป็นคำตอบ โดยออฟฟิศจะมีพื้นที่หลากหลายประเภทให้เลือกใช้ตามกิจกรรมที่ทำ เช่น โต๊ะทำงานส่วนตัว, ห้องประชุมเล็ก, Phone Booth สำหรับคุยโทรศัพท์, หรือมุมโซฟาสำหรับงานที่ไม่เป็นทางการ พนักงานสามารถเลือกพื้นที่ที่เหมาะสมกับงานที่ทำในขณะนั้นได้เอง

การจัดพื้นที่ออฟฟิศ ตามสไตล์งานจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้จริงหรือ?

จริง เพราะเป็นการลดอุปสรรคในการสื่อสารและส่งเสริมการทำงานร่วมกันโดยตรง เมื่อพนักงานทำงานได้สะดวกขึ้น ใช้เวลากับการเดินหรือการส่งอีเมลน้อยลง ย่อมมีเวลาโฟกัสกับงานหลักมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของงานที่ดีขึ้นโดยตรง

การ จัดพื้นที่ออฟฟิศ ยุคใหม่ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การจัดระเบียบตามผังองค์กรอีกต่อไป แต่เป็นการสร้างสรรค์พื้นที่ตามสไตล์การทำงานของแต่ละทีม ซึ่งช่วยปลุกพลังการทำงานร่วมกัน สร้างความสัมพันธ์ที่ดี และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างแท้จริง การ ตกแต่งสำนักงาน ที่ตอบโจทย์การใช้งานของพนักงานอย่างแท้จริงคือการลงทุนที่คุ้มค่าและจะช่วยสร้างความได้เปรียบให้กับองค์กรในระยะยาว