Open Space vs. ห้องทำงานส่วนตัว แบบไหนดีต่อใจ ดีต่องานกว่ากัน

ในการออกแบบสำนักงานปัจจุบัน เรื่องของพื้นที่ทำงานแบบ Open Space และห้องทำงานส่วนตัวถูกนำมาเปรียบเทียบกันอยู่บ่อยครั้ง เพื่อหาว่าคำตอบว่ารูปแบบออฟฟิศแบบไหนที่ส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานพร้อม ๆ กับสร้างความพึงพอใจให้พนักงานได้พร้อม ๆ กัน นับเป็นอีกหนึ่งโจทย์ที่ท้าทายในการตกแต่งออฟฟิศอยู่ไม่น้อย เพราะห้องทำงานแต่ละแบบก็มีจุดเด่นและจุดด้อยที่แตกต่างกัน บทความนี้จะพาไปดูข้อดี-ข้อเสียในแต่ละแง่มุมพร้อม ๆ กัน !

Open Space VS ห้องทำงานส่วนตัว ต่างกันอย่างไร ?

เมื่อเราพูดถึงพื้นที่ทำงาน ภาพในหัวเกี่ยวกับการออกแบบสำนักงานหรือการตกแต่งออฟฟิศของแต่ละคนย่อมแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับไลฟ์สไตล์ ลักษณะและรูปแบบการทำงานที่ต่างกัน รวมถึงความชอบและความต้องการส่วนตัว ทำให้ห้องทำงานแบบ Open Space และ ห้องทำงานแบบส่วนตัว ไม่ได้มีสิ่งใดผิดหรือถูก แต่ขึ้นอยู่กับความต้องการและความเหมาะสมของการใช้งาน

ลักษณะของพื้นที่ทำงานแบบ Open Space 

• เป็นพื้นที่เปิดโล่ง โปร่ง สามารถมองเห็นทัศนียภาพรอบตัวได้อย่างชัดเจน ไม่มีผนังกั้นถาวรระหว่างโต๊ะทำงาน สามารถพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานได้ง่าย
• พนักงานนั่งรวมกัน ทำให้ไม่เหมาะกับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง หรืองานคิดคำนวณ เพราะอาจมีเสียงรบกวนที่ยากต่อการควบคุม
• มีโต๊ะทำงานไม่ประจำ (Hot Desking) เคลื่อนย้ายได้สะดวก
• ปรับเปลี่ยน layout ของโต๊ะทำงานได้ตามความต้องการ

ลักษณะของห้องทำงานส่วนตัว

• เป็นพื้นที่ทำงานแบบส่วนตัว แบ่งสัดส่วน มีผนังและประตูแบบถาวรไม่สามารถเคลื่อนย้ายได้ ให้ความเป็นส่วนตัวสูงเหมาะกับการทำงานเดี่ยวหรือทีมเล็ก ๆ ที่เกี่ยวข้องกัน
• มีพื้นที่ส่วนตัวที่เงียบสงบ 
• บรรยากาศในห้องส่วนตัว ช่วยให้มีอิสระในการคิด ตัดสินใจด้วยตัวเอง
• สื่อสารกับคนอื่นภายนอกยากกว่า ต้องอาศัยการสื่อสารผ่านโทรศัพท์ อีเมล หรือการเดินไปยังห้องอื่น

ข้อดี-ข้อเสีย ของการออกแบบสำนักงานแบบ Open Space

การออกแบบสำนักงานหรือการตกแต่งออฟฟิศให้มีพื้นที่การทำงานแบบเปิด เป็นที่นิยมในองค์กรรุ่นใหม่หรือใน Modern Office ซึ่งทำให้ภาพลักษณ์องค์กรมีความทันสมัย ดึงดูดใจผู้ร่วมงานยุคใหม่มากยิ่งขึ้น แต่ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่ต้องพิจารณาก่อนจะตัดสินใจออกแบบสำนักงานรูปแบบพื้นที่เปิดดังนี้

ข้อดี 

• ไร้สิ่งกีดขวางในการสื่อสาร ทำให้เกิดการพูดคุยระหว่างกันที่ง่าย สะดวก เพิ่มอัตราการสื่อสารงานระหว่างกัน และทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น 
• กระตุ้นการใช้ความคิดสร้างสรรค์ มีโอกาสในการระดมไอเดีย เพิ่มความสร้างสรรค์
• สร้างความรู้สึกเท่าเทียม ลดลำดับชั้น พนักงานรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกันกับทีมและองค์กร
• ประหยัดงบประมาณในการก่อสร้าง ตกแต่งออฟฟิศมากกว่าการสร้างห้องเดี่ยวจำนวนมาก 
• มีความยืดหยุ่นในการใช้สอยพื้นที่สูง พนักงานเลือกพื้นที่และบรรยากาศที่ต้องการทำงานได้ด้วยตัวเอง
• เพิ่มโอกาสในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างพนักงาน เกิดการศึกษาเรียนรู้ต่อยอดในการทำงาน

ข้อเสีย 

• ไม่เหมาะกับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง เพราะอาจมีเสียงรบกวนดัง
• ถูกลดความเป็นส่วนตัวลงจากเพื่อนร่วมงานรอบด้าน
• อาจเป็นการเพิ่มความกดดันและความเครียดในการทำงานบางอย่างได้
• มีความเสี่ยงต่อสุขอนามัยส่วนรวม และการแพร่เชื้อโรคต่าง ๆ 
• อาจทำให้ภาพลักษณ์องค์กรขาดความน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะในงานที่ต้องการความเชื่อมั่นจากลูกค้าผ่านภาพลักษณ์การทำงานที่มีระเบียบแบบแผน

ข้อดี-ข้อเสียของการใช้ห้องทำงานแบบส่วนตัว

ในงานหลาย ๆ ประเภท การมีห้องทำงานที่ส่วนตัวอาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดีมากกว่าการนั่งรวมกันในพื้นที่เปิด แต่ก็แลกมาด้วยข้อเสียบางประการ รวมทั้งอาจทำให้การสื่อสารระหว่างทีมที่ไม่เข้มแข็งมากพอได้ โดยการออกแบบสำนักงานมีข้อดีและข้อเสียดังนี้ 

ข้อดี 

• มีความเงียบสงบ เหมาะกับการทำงานที่จำเป็นต้องมีสมาธิในการทำงานสูง 
• มีความเป็นส่วนตัว เหมาะกับงานที่ต้องรักษาความลับของข้อมูล
• สามารถควบคุมสภาพแวดล้อมส่วนตัวได้ง่ายกว่า เพราะอาจเป็นห้องเดี่ยวที่จัดการสภาพแวดล้อมได้ด้วยตัวเอง หรือทีมเล็ก ๆ ที่ความต้องการส่วนใหญ่มักจะตรงกัน
• ลดสิ่งเร้ารบกวนจากภายนอกได้ดี
• รู้สึกมั่นคงในการทำงานมากขึ้น เพราะมีพื้นที่ส่วนตัวในองค์กร

ข้อเสีย 

• การทำงานในห้องส่วนตัวอาจสร้างความรู้สึกโดดเดี่ยว ขาดการปฏิสัมพันธ์ กับเพื่อนร่วมงาน
• ทักษะการสื่อสารอาจช้าลง หรือมีการพูดคุยที่เป็นทางการกว่าการทำงานที่ได้นั่งรวมกับคนอื่น ๆ
• การออกสำนักงานเป็นแบบห้องทำงานเดี่ยวมีค่าใช้จ่ายสูง รวมถึงค่าบำรุงรักษายิบย่อย
• เป็นการแสดงออกถึงลำดับชั้นในการทำงานที่ชัดเจน เกิดการแบ่งแยก
• เป็นการใช้พื้นที่ในออฟฟิศอย่างไม่เต็มประสิทธิภาพ

ห้องทำงานแบบไหนตอบโจทย์ 'งาน' และ 'ใจ' ได้ลงตัวมากกว่า

การออกแบบสำนักงานให้ตอบโจทย์กับรูปแบบงานและความพึงพอใจของพนักงานถือเป็นอีกหนึ่งความท้าทายขององค์กร ปัจจัยหลักที่ต้องพิจารณาก็คือ ลักษณะ-รูปแบบของงาน ไปจนถึงไลฟ์สไตล์การทำงานของพนักงานส่วนใหญ่ ว่าจะเหมาะกับห้องทำงานรูปแบบ Open Space หรือแบบ Private มากกว่า เพื่อวางรากฐานให้การออกแบบสำนักงานและการตกแต่งออฟฟิศเป็นไปในทิศทางที่ตอบโจทย์ได้ทั้งเนื้องาน และจิตใจของคนทำงานพร้อม ๆ กัน

ห้องทำงานแบบ Open Space

• ลักษณะงานที่เหมาะ

พื้นที่ทำงานประเภทนี้จะเหมาะกับการทำงานที่เน้นการระดมสมอง หรือการทำงานร่วมกันระหว่างทีม เน้นความรวดเร็ว ทำให้พนักงานแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ทันที เช่นงานประเภท Agency หรือ Marketing แต่จะไม่เหมาะกับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง หรือเนื้องานที่ต้องมีการรักษาความลับของข้อมูล

• ส่งผลต่อจิตใจ

พื้นที่ทำงาน ตกแต่งออฟฟิศแบบ Open ช่วยให้พนักงานรู้สึกถึงความเป็นทีมได้อย่างชัดเจน มีปฏิสัมพันธ์พูดคุยระหว่างกันได้ง่ายขึ้น ทำให้มีการสื่อสารที่ดี มีความสนิทสนม แต่ก็มีข้อเสียในเรื่องของเสียงรบกวนที่ควบคุมยาก และขาดพื้นที่ส่วนตัวในที่ทำงานไป

ดังนั้น การออกแบบสำนักงานแบบมีพื้นที่ทำงาน Open Space จะเหมาะกับการทำงานที่เน้นใช้ไอเดีย ความสร้างสรรค์ เป็นทีม Agency ที่ต้องเน้นความฉับไว ระดมไอเดียกันได้ตลอดเวลา และทำให้รู้สึกไม่เหงา ไม่เป็นส่วนเกินของทีม แต่ก็แลกมาด้วยความเป็นส่วนตัวที่น้อยลง 

ห้องทำงานแบบส่วนตัว

• ลักษณะงานที่เหมาะ

เนื้องานที่ได้มีความละเอียด ลดข้อผิดพลาด เพราะพนักงานมีสมาธิในการทำงานที่สูงจากสิ่งเร้ารอบตัวที่น้อยลง มีพื้นที่ส่วนตัวในการคิด วิเคราะห์ ตัดสินใจ เหมาะกับลักษณะงานที่เป็นประเภทข้อมูล data analysis หรืองานเกี่ยวกับตัวเลข ที่ต้องใช้ความระมัดระวังในการทำงาน รวมถึงงานประเภทบริหาร ที่ต้องมีการบ่งบอกถึงสถานะ ลำดับขั้น

• ส่งผลต่อจิตใจ

การตกแต่งออฟฟิศแบบห้องส่วนตัวมีความเป็นส่วนตัวสูง อาจเหมาะกับพนักงานที่ไม่ต้องการรวมกลุ่มกับคนอื่น ๆ ตลอดเวลา ทำให้มีความสบายใจ รู้สึกมั่นคง และมีพื้นที่ปลอดภัยของตัวเองในองค์กร แต่ขณะเดียวกันอาจก่อให้เกิดความโดดเดี่ยว ขาดปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน และรู้สึกขาดความเป็นหนึ่งเดียวกันกับทีมได้

ดังนั้นการเลือกห้องทำงานแบบส่วนตัว อาจจะเหมาะกับหน่วยงานที่ต้องมีการทำงานแบบเป็นลำดับขั้นอย่างชัดเจน เช่น หน่วยงานราชการ หรืองานบริหาร ที่ต้องมีพื้นที่ส่วนตัวเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัว ซึ่งสร้างความสบายใจให้กับคนที่ทำงานในสายงานนี้ได้มากกว่าพื้นที่แบบเปิดร่วมกัน

สรุป

ในการออกแบบสำนักงานนั้นไม่มีรูปแบบใดที่สมบูรณ์ที่สุดและเข้ากับทุกคนได้แบบ 100% เพราะต่างคนก็ต่างมีความต้องการที่หลากหลาย แต่ถ้าหากเรายึดการออกแบบตาม “ลักษณะของงาน” ก็จะทำให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจนได้มากยิ่งขึ้น รวมถึงการนำเอาแนวทาง Activity-Based Working เข้ามาตกแต่งออฟฟิศด้วยการออกแบบพื้นที่ทำงานหลากหลายประเภทไว้รองรับความต้องการ เช่น Focus Zone, Collaboration Zone หรือโซนห้องประชุมเล็ก ก็จะช่วยตอบโจทย์ได้ดียิ่งขึ้น พนักงานรู้สึกมีอิสระในการหาพื้นที่ที่เหมาะสมกับตัวเอง

FAQ เกี่ยวกับการออกแบบสำนักงาน

สำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตกแต่งออฟฟิศ หรือการออกแบบพื้นที่ทำงานแบบ Open Space และแบบ Private เราได้รวบรวมพร้อมคำตอบมาไว้แล้วที่นี่

Open Space ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้จริงหรือไม่?

หากมองในแง่ของการก่อสร้างและการใช้พื้นที่อาจใช้ทุนน้อยกว่า แต่อาจมีต้นทุนแฝงที่ต้องวิเคราะห์อย่างรอบคอบ เช่น ค่าบำรุงรักษา ค่าเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่าง Productive มากขึ้น หรือการแก้ไขปัญหารบกวนอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นภายหลังการได้ใช้งานจริง

วิธีจัดการกับเสียงรบกวนใน Open Space 

ปัญหาหลักในการออกแบบสำนักงานเป็นพื้นที่เปิดก็คือเสียงรบกวน การแก้ไขสามารถเลือกใช้วิธีที่เหมาะสมกับพื้นที่และสถานการณ์ได้ ดังนี้

• การติดตั้งวัสดุดูดซับเสียง 
• การกำหนดโซนงดใช้เสียง
• การใช้หูฟังที่มีคุณสมบัติช่วยตัดเสียงรบกวน
• การจัดพื้นที่สำหรับพูดคุย หรือมี Pod แยกสำหรับคนที่ต้องติดต่อพูดคุยกับลูกค้า
• การสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้พนักงานมีจิตสำนึกในการใช้พื้นที่ส่วนรวม เป็นต้น

ถ้าไม่มี Open Space เลยจะส่งผลเสียหรือไม่ ?

การออกแบบสำนักงานที่ไม่มีพื้นที่ Open Space เลยก็อาจส่งผลเสียต่อองค์กรและพนักงานได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของการทำงานที่ต้องการการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการสร้างปฏิสัมพันธ์บรรยากาศการทำงานร่วมกันแบบทีม