สร้าง Activity Based Working ที่ใช่ เพิ่มทั้ง Productivity และความสุขให้พนักงาน

ในอดีต พื้นที่ส่วนกลางในสำนักงานมักถูกออกแบบมาเพื่อใช้ในการพักผ่อนเท่านั้น โดยไม่ได้ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานของคนรุ่นใหม่อย่างแท้จริง ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และพนักงานขาดแรงจูงใจ ด้วยเหตุนี้หลายองค์กรจึงเริ่มนำแนวคิด ABW มาประยุกต์ใช้ออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ เพื่อให้แต่ละบุคคลสามารถเลือกสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมกับตัวเองได้ แล้วจะจัดพื้นที่ให้รองรับแนวคิดนี้ได้อย่างไร คำตอบอยู่ในบทความนี้

ปัญหาและความสำคัญ พื้นที่ Activity Based Working ในที่ออฟฟิศ

จากที่กล่าวไปข้างต้น หากออกแบบออฟฟิศ ให้มีพื้นที่ส่วนกลางแค่พักผ่อนอย่างเดียว ไม่สามารถทำกิจกรรมอื่น ๆ ได้ นอกจากทำให้เกิดปัญหาในที่ทำงานได้หลายด้าน เช่น

1. คุณภาพของงานลดลง พนักงานไม่มีพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมกับงาน สมาธิ ความคิด ในการทำงานลดลง
2. ขาดความยืดหยุ่นในการทำงาน ด้วยพื้นที่ที่จำกัด ทำให้การทำงานเคร่งเครียดเกินไป
3. ความสุขลดลง ในสถานที่ทำงาน ไม่มีมุมทำงานหลากหลาย ภาพจำจึงน่าเบื่อ
4. ประชุมทีมได้ยาก และพนักงานรุ่นใหม่ ปรับตัวเข้ากับออฟฟิศเดิมได้ยากมาก

ด้วยเหตุนี้ การออกแบบออฟฟิศใหม่ จึงเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาในส่วนนี้ได้ เพราะ ABW เป็นการออกแบบออฟฟิศที่เน้นให้พนักงานเลือกสถานที่ในการทำงานของตนเองได้อย่างเหมาะสมนั่นเอง จึงสนองความต้องการของพนักงานได้ดีที่สุด

5 ข้อ ออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ สะดวกและเพิ่มความสุขในการทำงาน

เชื่อว่าหลายองค์กร พออ่านมาถึงจุดนี้ ก็อยากจะออกแบบออฟฟิศใหม่ให้ตรงใจพนักงานรุ่นใหม่ที่สุด แต่ยังไม่เข้าใจว่าหลักการออกแบบให้ทำงานง่ายขึ้น จะเริ่มต้นที่ตรงไหนดี ในหัวข้อนี้จึงรวบรวมข้อมูลที่น่าสนใจมาบอกต่อ สามารถทำตามได้ งบไม่บานปลายอีกด้วย

1. โครงสร้างพื้นฐานจำเป็น

พื้นที่ส่วนกลาง ต้องเป็นพื้นที่ที่มีสัญญาณ Wi-Fi แรง เสถียรภาพ ใช้งานไม่สะดุด แม้จะเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตพร้อมกันหลายยูสเซอร์ และการออกแบบออฟฟิศที่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ดีแล้ว จำนวนปลั๊กไฟ ช่องเสียบ USB จะต้องเข้าถึงง่ายและมีจำนวนเพียงพอต่อการใช้งานของพนักงาน แล้วระบบที่ติดตั้งทั้งหมด จะต้องปลอดภัยด้วย จึงจะเป็น Modern Office ที่ดีนั่นเอง

2. ความหลากหลายของพื้นที่

ออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ในพื้นที่ส่วนกลาง นอกจากมีพื้นที่ใช้สอยหลากหลายรูปแบบแล้ว เฟอร์นิเจอร์ก็ต้องครบครัน เหมาะสมกับการใช้งาน โดยเฟอร์นิเจอร์ที่ควรใส่ใจมากที่สุด มีดังนี้

• โต๊ะทำงานขนาดต่าง ๆ ควรมีรูปแบบเดียว เป็นโต๊ะส่วนตัว นั่งทำงานเงียบ ๆ คนเดียวได้ และแบบกลุ่ม เป็นโต๊ะที่เหมาะกับการนั่งประชุมได้มีละ 6-7 คนขึ้นไป
• ที่นั่งทำงานตรงตามรูปร่าง นั่งแล้วสบาย ซึ่ง ออกแบบออฟฟิศ สไตล์ Activity Based Working ไม่ใช่เก้าอี้แบบไหนก็ได้ แต่ต้องเป็นเก้าอี้ที่นั่งทำงานนาน ๆ ได้สบาย
•  โซฟาและอาร์มแชร์ เลือกให้เหมาะกับการนั่งชิลล์ ๆ มุมสบาย ๆ ให้พูดคุยกันได้แบบไม่เป็นทางการมากนัก จะช่วยให้พนักงานในองค์กร แลกเปลี่ยนความคิดได้ดี
• เคาน์เตอร์บาร์ที่มีเก้าอี้ให้นั่งได้สบาย เป็นมุม Modern Office ที่ควรมี เพราะช่วยให้บรรยากาศในการทำงานหลากหลายและดีมากยิ่งขึ้น ทำให้การทำงานแต่ละวัน ไม่น่าเบื่อ

แล้วเฟอร์นิเจอร์ทุกอย่างที่นำมาจัดวาง ควรจัดวางให้เหมาะสมกับสมดุลกัน ระหว่างพื้นที่โล่งกว้างและมุมส่วนตัว ซึ่งการออกแบบออฟฟิศแบบนี้ จะส่งผลให้บริษัทได้งานและพนักงานที่มีคุณภาพที่สุดได้ไม่ยากนั่นเอง

3. โซนทำงานส่วนตัวและห้องประชุม

อีกหนึ่งโซนออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ที่ทุกองค์กรต้องมี เพราะพื้นที่ประชุม เป็นพื้นที่ที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรเข้ามาพูดคุยกันได้อย่างเต็มที่ โดยพื้นที่ดังกล่าวมีหลากหลายรูปแบบ เช่น

• Phone Booths สำหรับคุยโทรศัพท์, Work Pods ขนาดเล็กสำหรับ 1-2 คน
• Small Meeting Rooms พร้อมอุปกรณ์พื้นฐาน เช่น จอ, ไวต์บอร์ต สำหรับการประชุมทีมย่อย หรือ Video Conference นั่นเอง

ยิ่งออฟฟิศที่มีห้องประชุมไม่เยอะ ระบบจองคิวก็จำเป็นมาก จะช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากยิ่งขึ้น การออกแบบออฟฟิศแบบ Activity Based Working จึงถือว่าสมบูรณ์มาก ๆ นั่นเอง

4. สิ่งอำนวยความสะดวกเสริม

การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ถึงจะเน้นพื้นที่ทำงานให้มากขึ้น ยืดหยุ่น ตรงไหนในออฟฟิศก็ทำงานได้ ทว่าก็ยังคงต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกเสริมอยู่ดี ไม่ว่าจะเป็น

• มุมเครื่องดื่ม เติมพลังระหว่างวัน เช่น เครื่องชงกาแฟ, ชา, น้ำดื่ม ที่มีคุณภาพและพร้อมให้บริการตลอด
• ของว่างเพื่อสุขภาพ หรือ ตู้จำหน่ายอัตโนมัติ ให้พนักงานใช้งานกันได้ตามสบาย
• และพื้นที่พักผ่อนสายตา หรือมุมผ่อนคลายเล็ก ๆ อาจมีต้นไม้ หรือวิวสวย ๆ มองแล้วผ่อนคลายได้ดี

5. บรรยากาศที่เอื้อต่อการทำงาน

ต่อให้ออกแบบออฟฟิศให้เรียบร้อย ใช้เฟอร์นิเจอร์ที่ดี เทคโนโลยีที่ทันสมัย แต่บรรยากาศในที่ทำงานก็สำคัญไม่แพ้สิ่งอื่น โดยแต่ละองค์กร ต้องคำนึงถึงสิ่งแวดล้อมที่ช่วยให้การทำงานออกมาดีที่สุด เช่น

• แสงสว่างในห้องทำงาน ให้ผสมผสานแสงธรรมชาติและแสงไฟประดิษฐ์ที่เพียงพอและสบายตา
• การจัดการเสียง โดยการใช้วัสดุดูดซับเสียง หรือการออกแบบผังพื้นที่เพื่อลดเสียงรบกวน
• ความสะอาดและการบำรุงรักษา ควรมีผู้ดูแลความดูแลความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ เช่น เฟอร์นิเจอร์ ห้องน้ำ
• การควบคุมอุณหภูมิที่เหมาะสม ไม่ควรหนาวเกินไป หรือ ร้อนเกินไป

สรุป

พื้นที่ส่วนกลางในการออกแบบออฟฟิศสมัยใหม่ไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่พักผ่อน แต่เป็นหัวใจหลักในการยกระดับการทำงานโดยรวมให้มีคุณภาพและสมดุลมากขึ้น ผ่านการออกแบบตามหลัก ABW ที่ให้พนักงานเลือกสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับตนเองได้ เมื่อพนักงานมีความสุขในที่ทำงานมากขึ้น ประสิทธิภาพก็จะเพิ่มขึ้นตามมา และในระยะยาว องค์กรจะสามารถเติบโตได้อย่างมั่นคง แม้อยู่ในช่วงเศรษฐกิจชะลอตัว

FAQ

1. สิ่งอำนวยความสะดวกใดสำคัญที่สุดในพื้นที่ทำงานส่วนกลาง

• โครงสร้างพื้นฐานอย่าง Wi-Fi ที่เสถียรและปลั๊กไฟที่เพียงพอ ถือเป็นสิ่งจำเป็นอันดับแรก เพราะช่วยให้การทำงานติดต่อสื่อสารทางไกลได้สะดวก หรือ การสืบค้นข้อมูลเองก็ง่าย ได้ข้อมูลมาประกอบการทำงานทันเวลา และความสำคัญรองลงมาจากสัญญาณอินเทอร์เน็ต คือ เฟอร์นิเจอร์ที่หลากหลายและสะดวกสบาย

2. จะจัดการกับเสียงรบกวนในพื้นที่ส่วนกลางได้อย่างไร

• ในการออกแบบออฟฟิศ ควรแบ่งโซนให้ชัดเจนไปเลย อาจจะระบุว่า โซนเงียบ โซนพูดคุย โซนพักผ่อน เป็นต้น หรือถ้าต้องการใช้สมาธิสูงมาก เช่น ห้องประชุมก็ใช้วัสดุช่วยดูดซับเสียง เช่น พรม, ผ้าม่าน, แผ่นอะคูสติก ช่วยได้ และการมี Phone Booths หรือห้องประชุมเล็ก ๆ ไว้รองรับการทำงาน ก็จะดีมาก ๆ นั่นเอง

3. จำเป็นต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบทุกอย่างตามที่กล่าวมาหรือไม่

• การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ไม่จำเป็นเสมอไป ควรพิจารณาจากขนาดพื้นที่ งบประมาณ และลักษณะการใช้งานของพนักงานในองค์กรเป็นหลักมากกว่า สามารถปรับเปลี่ยนตามบริบทได้ แต่องค์ประกอบพื้นที่ก็ควรมีครบ จะช่วยให้การออกแบบออฟฟิศสมบูรณ์แบบที่สุด

4. มีข้อควรคำนึงถึงเรื่องความปลอดภัยในพื้นที่ส่วนกลางหรือไม่

• ออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ ควรคำนึงถึงความปลอดภัยอย่างมาก โดยเฉพาะเครือข่าย Wi-Fi ที่ต้องมีระบบป้องกันข้อมูลส่วนตัวรั่วไหล รวมไปถึงการจัดวางปลั๊กต่าง ๆ ควรจัดวางพื้นที่ให้มองเห็นได้ทั่วถึงเพื่อลดมุมอับ และอาจพิจารณาเรื่องล็อกเกอร์สำหรับเก็บของส่วนตัว หากเป็นพื้นที่เปิดที่คนนอกเข้าถึงได้