สร้าง Activity Based Working ที่ใช่ เพิ่มทั้ง Productivity และความสุขให้พนักงาน

แนวคิดการทำงานในยุค Hybrid เปลี่ยนความหมายของ “ออฟฟิศ” ไปอย่างสิ้นเชิง พนักงานยุคใหม่เริ่มต้องการพื้นที่ที่ยืดหยุ่นมากขึ้น ทำให้หลายองค์กรเริ่มหันมาออกแบบ Smart Office ที่ตอบโจทย์มากกว่าแค่การดีไซน์สวยๆ ซึ่งหนึ่งในแนวทางที่น่าสนใจก็คือ Activity Based Working หรือการออกแบบออฟฟิศตามลักษณะของกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละวัน ABW จึงไม่ใช่แค่การรีโนเวตพื้นที่ แต่คือการลงทุนใน Productivity และความสุขของคนทำงานอย่างแท้จริง และวันนี้เราจะพาไปดูวิธีสร้าง Activity Based Working ที่เหมาะสมกับแต่ละองค์กร พร้อมแนวทางปรับใช้ให้เกิดผลลัพธ์ที่ยั่งยืน

ทำความเข้าใจ Activity Based Working (ABW) ให้ถ่องแท้

Activity Based Working (ABW) คือแนวคิดการทำงานที่ให้พนักงานเลือกสภาพแวดล้อมให้เหมาะกับสิ่งที่กำลังทำในแต่ละช่วง ไม่ว่าจะเป็นงานที่ต้องการสมาธิ ประชุมแบบเร่งด่วน หรือการคิดไอเดียใหม่ๆ ซึ่ง ABW ช่วยให้ทุกกิจกรรมมีพื้นที่รองรับอย่างเหมาะสม ตอบโจทย์การออกแบบ Smart Office และ Modern Office ที่เน้นความยืดหยุ่นและประสบการณ์การทำงานที่ดีขึ้น ซึ่งในส่วนนี้เราจะพาไปรู้จักกับความแตกต่างระหว่าง ABW กับรูปแบบการทำงานอื่นๆ รวมถึงเจาะลึกองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้ ABW ใช้งานได้จริง พร้อมยกตัวอย่างรูปแบบพื้นที่ที่ช่วยซัพพอร์ตกิจกรรมต่างๆ ในแต่ละวัน

ความแตกต่างระหว่าง ABW กับออฟฟิศแบบดั้งเดิม (Fixed Desk) และ Flexible Working อื่นๆ

ออฟฟิศแบบเดิมที่แต่ละคนมีโต๊ะประจำอาจให้ความรู้สึกมั่นคง แต่ก็อาจไม่ตอบโจทย์กับการทำงานที่หลากหลายมากขึ้นในปัจจุบัน ส่วน Flexible Working อย่าง Remote Work หรือ Hot Desk ก็เปิดทางเลือกมากขึ้น แต่ยังขาดโครงสร้างที่รองรับกิจกรรมต่างๆ ในวันทำงานการออกแบบออฟฟิศแบบ ABW จึงเข้ามาเติมเต็มช่องว่างนี้ด้วยแนวคิดที่ว่างานแต่ละประเภทควรเกิดในพื้นที่ที่เหมาะกับมันที่สุด ไม่ใช่แค่ยืดหยุ่นเรื่องสถานที่ แต่ลึกไปถึงการออกแบบสเปซให้รองรับการทำงานในเชิงลึกจริงๆ

องค์ประกอบหลักของ ABW

การออกแบบออฟฟิศให้รองรับ ABW อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก ได้แก่

• Variety of Spaces : พื้นที่ต้องหลากหลายและยืดหยุ่น ทั้งโซนเงียบ โซนประชุม โซนพักผ่อน ไปจนถึงพื้นที่เปิดสำหรับงานครีเอทีฟ

• Technology : ระบบจองห้อง ประชุมออนไลน์ และการเชื่อมต่อที่ราบรื่นคือหัวใจสำคัญของการออกแบบออฟฟิศ เพราะพนักงานต้องเคลื่อนที่ไปทำงานในจุดต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่อง

• Culture of Trust & Autonomy : วัฒนธรรมองค์กรที่ไว้ใจให้คนเลือกวิธีทำงานด้วยตัวเอง โดยไม่ยึดติดกับการนั่งอยู่กับโต๊ะถึงห้าโมงเย็น แต่เน้นผลลัพธ์และคุณภาพของงาน

ยกตัวอย่างประเภทของกิจกรรมและพื้นที่ที่สอดคล้องกัน

เพื่อให้เห็นภาพว่า ABW ทำงานยังไง ลองมาดูตัวอย่างเหล่านี้กัน

• งานที่ต้องการสมาธิสูง จะต้องแยกอยู่ใน Focus Zone หรือมุมเงียบที่มีฉนวนเสียง
• การประชุมทีมย่อยหรือ Daily Stand-up ต้องแยกอยู่ใน Huddle Room ที่เป็นพื้นที่ขนาดเล็ก เข้า-ออกง่าย
• งานครีเอทีฟ คิดไอเดีย ทำงานร่วมกับหลายแผนก ส่วนนี้ต้องเป็น Collaboration Hub ที่ตกแต่งให้กระตุ้นแรงบันดาลใจและสามารถพูดคุยกันได้สบาย
• การนัดเจอลูกค้าหรือสรุปโปรเจกต์ใหญ่ ต้องจัดเป็น Formal Meeting Room ที่มีเทคโนโลยีพร้อมใช้  

การออกแบบออฟฟิศแบบนี้ช่วยให้แต่ละกิจกรรมเกิดขึ้นในพื้นที่ที่เหมาะสม เพิ่มทั้งคุณภาพของงานและประสบการณ์ของคนทำงานในเวลาเดียวกัน

ประโยชน์ของการใช้ ABW ที่ส่งผลต่อ Productivity และความสุข

การทำงานยุคนี้ไม่ได้วัดแค่ผลลัพธ์ แต่ยังรวมถึงประสบการณ์การทำงานที่ดีด้วย แนวคิด Activity Based Working (ABW) จึงกลายเป็นทางเลือกที่หลายองค์กรเริ่มหันมาให้ความสำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยเพิ่ม Productivity แล้ว ยังส่งผลต่อความสุขของพนักงานในระยะยาวอีกด้วย มาดูกันว่าการออกแบบ Smart Office ด้วยแนวคิด ABW มีข้อดีอะไรบ้าง

ด้าน Productivity

• การเลือกสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมกับงาน ช่วยลดสิ่งรบกวนและเพิ่มสมาธิ

การมีพื้นที่หลากหลายให้เลือกใช้งาน เช่น โซนเงียบสำหรับโฟกัสงาน หรือห้องประชุมเล็กสำหรับงานวางแผน ช่วยให้พนักงานจับคู่กิจกรรมกับสภาพแวดล้อมได้ตรงจุด ส่งผลให้โฟกัสได้มากขึ้น งานเดินเร็วขึ้นโดยไม่ต้องฝืนอยู่ในที่ที่ไม่เอื้อกับเนื้องาน

• ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน (Collaboration) และการสื่อสารที่ง่ายขึ้นผ่านพื้นที่ส่วนกลาง

ออกแบบออฟฟิศด้วยพื้นที่เปิด เช่น Hot Desk,Huddle Room หรือ Lounge ช่วยให้คนจากทีมต่างๆ ได้เจอกันง่ายขึ้น เปิดโอกาสให้สามารถสื่อสารกันได้แบบไม่เป็นทางการ และต่อยอดสู่การทำงานร่วมกันที่ลื่นไหลมากยิ่งขึ้น

• กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมจากการเปลี่ยนบรรยากาศและพบปะผู้คนหลากหลาย

ABW สนับสนุนให้พนักงานได้เคลื่อนไหว เปลี่ยนบรรยากาศ และเจอผู้คนใหม่ๆ ในแต่ละวัน ซึ่งช่วยรีเฟรชมุมมองและจุดประกายไอเดียที่อาจไม่เกิดขึ้นถ้าหากยังนั่งอยู่ที่เดิม

 ด้านความสุขและความพึงพอใจ (Well-being & Happiness)

• เพิ่มความยืดหยุ่น (Flexibility) และอิสระ (Autonomy) ในการจัดการตารางงานและเลือกพื้นที่ทำงาน

พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศเพื่อให้ครบเวลา แต่สามารถเลือกได้ว่าเวลาไหนหรือที่ไหนเหมาะกับงานที่ต้องทำ ซึ่งสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของวันทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในการใช้ชีวิตมากขึ้น

• ลดความเครียดจากการเดินทาง หรือการต้องนั่งในสภาพแวดล้อมที่ไม่เอื้ออำนวย

องค์กรที่ใช้ ABW มักมีนโยบาย Hybrid หรือออกแบบออฟฟิศให้มีทางเลือกหลากหลาย ลดการบังคับให้นั่งในที่ที่ไม่สบายหรือมีสิ่งรบกวน ช่วยให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลายและทำงานได้ดีมากขึ้น

• ส่งเสริมสุขภาพกายและใจที่ดีขึ้น

ไม่ว่าจะเป็นการลุกเดินเปลี่ยนที่นั่ง การใช้พื้นที่พักผ่อน หรือแค่พักสายตา สิ่งเหล่านี้คือส่วนหนึ่งของ Modern Office ที่เข้าใจว่าการดูแลสุขภาพนั้นสำคัญกว่างานมาก

• เพิ่มความผูกพันต่อองค์กร (Employee Engagement)

เมื่อพนักงานรู้สึกว่าองค์กรใส่ใจจริง ไม่ว่าจะผ่านการออกแบบออฟฟิศที่เข้าใจความต้องการ หรือการให้อิสระในการเลือกวิธีทำงาน ก็จะรู้สึกมีคุณค่าและพร้อมมีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น

ขั้นตอนสำคัญในการออกแบบและปรับใช้ ABW ให้ประสบความสำเร็จ

การเปลี่ยนไปใช้ Activity Based Working (ABW) คือการเปลี่ยนวิธีคิดและวัฒนธรรมการทำงานทั้งระบบ ดังนั้น การออกแบบ Smart Office ที่ตอบโจทย์ทั้ง Productivity และความสุขของพนักงาน จึงต้องเริ่มจากการเข้าใจจริงแล้วค่อยๆ วางแผนอย่างมีเป้าหมาย ลองมาดูกันว่ามีขั้นตอนอะไรที่สำคัญบ้าง

การประเมินและวางแผน (Assessment & Planning)

• ทำความเข้าใจลักษณะงานและพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน (Workstyle Analysis)

ก่อนจะออกแบบออฟฟิศใหม่ การเข้าใจว่าแต่ละทีมทำงานอย่างไรในชีวิตจริงคือจุดเริ่มที่สำคัญ เช่น ทีมที่ต้องการสมาธิสูง กับทีมที่เน้นไอเดียและการประชุมบ่อยๆ อาจมีความต้องการพื้นที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง

• สำรวจความต้องการและความคาดหวังของพนักงาน

เปิดโอกาสให้คนในองค์กรได้มีเสียง ผ่านแบบสอบถาม กลุ่มพูดคุย (Focus Groups) หรือเวิร์กช็อปต่างๆ เพราะ ABW ที่ดีควรสร้างไปด้วยกัน

• กำหนดวิสัยทัศน์และเป้าหมายที่ชัดเจน

จะใช้ ABW เพื่อเพิ่ม Productivity ลดการใช้พื้นที่ หรือสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ คำตอบนี้จะเป็นเข็มทิศให้การออกแบบไม่หลุดทิศ และสามารถวัดผลได้จริงในภายหลัง

การออกแบบพื้นที่ (Space Design)

• สร้างสรรค์พื้นที่ทำงานที่หลากหลาย

การออกแบบให้มีโซนทำงานที่หลากหลาย ตอบโจทย์การใช้งานทุกประเภท เช่น Collaboration Area, Learning Space, Social Hub หรือ Private Booths คือหัวใจของ Modern Office ที่ยืดหยุ่นและตอบโจทย์พนักงานที่มีความต้องการที่แตกต่างกัน

• คำนึงถึงหลัก Ergonomics และสภาพแวดล้อมที่ดีต่อสุขภาพ

แสงธรรมชาติ เสียงรบกวนน้อย อากาศถ่ายเทดี โต๊ะเก้าอี้ที่ปรับระดับได้ ล้วนช่วยให้พนักงานรู้สึกสบายทั้งกายและใจตลอดวันทำงาน

• วางแผนผัง (Layout) ที่เอื้อต่อการเคลื่อนไหวและใช้งานจริง

การจัดพื้นที่ให้เดินสะดวก เชื่อมโยงแต่ละโซนอย่างเป็นธรรมชาติ และมีทางเลือกให้เคลื่อนไหวระหว่างวัน คือส่วนเล็กๆ ที่ส่งผลต่อการใช้ ABW ได้อย่างเต็มที่

เทคโนโลยีที่จำเป็น (Technology Enablement)

• ระบบจองพื้นที่/โต๊ะทำงาน (Booking System)

เพราะการไม่มีโต๊ะประจำอาจสร้างความสับสน ระบบจองพื้นที่ที่ใช้งานง่ายจึงช่วยให้การเลือกที่นั่งเป็นเรื่องสบาย ไม่ต้องแย่งกันตอนเช้า

• เครื่องมือสื่อสารและทำงานร่วมกันแบบดิจิทัล

เช่น Microsoft Teams, Slack, Zoom, Notion หรือ Google Workspace ที่ช่วยให้การทำงานไม่สะดุด ไม่ว่าจะอยู่โซนไหนของออฟฟิศ หรือแม้แต่ทำงานแบบ Hybrid ก็ตาม

• โครงสร้างพื้นฐาน IT ที่รองรับการทำงานจากทุกจุดในออฟฟิศ

Wi-Fi แรง ครอบคลุมทุกมุม ปลั๊กไฟเพียงพอ และระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ไว้ใจได้ สิ่งเหล่านี้คือพื้นฐานของการออกแบบ Smart Office ที่ใช้งานได้จริง

การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงและสร้างวัฒนธรรม ABW

แม้จะออกแบบ Smart Office และวางโครงสร้าง ABW ได้ดีแค่ไหน แต่ถ้าไม่บริหารให้เหมาะสมก็ไม่ต่างอะไรจากออฟฟิศธรรมดาเลย เพราะ ABW ไม่ใช่แค่การปรับพื้นที่แต่คือการปรับวัฒนธรรมองค์กรและพฤติกรรมการทำงานไปพร้อมกัน ดังนั้น การสื่อสาร การสนับสนุน และการมีส่วนร่วมจึงสำคัญมาก

การสื่อสารที่ชัดเจนและต่อเนื่อง (Communication)

• สื่อสารเหตุผลและประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงให้พนักงานเข้าใจ

อย่าให้การเปลี่ยนโต๊ะนั่งหรือเพิ่มโซนใหม่ๆ ถูกมองว่าเป็นแค่ดีไซน์ การเล่าให้เห็นว่าการออกแบบออฟฟิศแบบนี้จะช่วยให้ชีวิตการทำงานดีขึ้นอย่างไร คือกุญแจสำคัญที่ทำให้คนพร้อมปรับตัวและร่วมมือไปด้วยกัน

• อธิบายกฎกติกา มารยาท และแนวทางการใช้พื้นที่ (ABW Etiquette)

ABW ไม่ได้หมายถึงอิสระแบบไร้ขอบเขต การกำหนดแนวทางการใช้งานพื้นที่ เช่น โซนเงียบห้ามคุยเสียงดัง หรือพื้นที่ประชุมควรจองล่วงหน้า จะช่วยให้ทุกคนใช้พื้นที่ร่วมกันได้อย่างราบรื่นและเกื้อหนุนกัน

การฝึกอบรมและสนับสนุน (Training & Support)

• อบรมการใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ๆ

เมื่อเปลี่ยนวิธีทำงาน องค์กรก็ควรเตรียมความพร้อมด้านทักษะให้พนักงานด้วย เช่น การใช้ระบบจองโต๊ะ แอปสำหรับ Collaboration หรือการใช้ห้องประชุมดิจิทัลให้เกิดประโยชน์สูงสุด

• ให้คำแนะนำและสนับสนุนพนักงานในช่วงปรับตัว

ไม่ใช่พนักงานทุกคนจะสามารถปรับตัวได้เร็วเท่ากัน การมีทีมสนับสนุน เช่น Admin หรือ Workplace Ambassador ที่คอยตอบคำถาม แนะนำ และช่วยเหลือในช่วงเปลี่ยนผ่านจะทำให้การใช้ ABW ราบรื่นขึ้นเป็นอย่างมาก

สร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและความรับผิดชอบ (Trust & Accountability)

• ผู้บริหารต้องเป็นตัวอย่างและสนับสนุนการทำงานแบบ ABW

การเห็นผู้บริหารเลือกที่นั่งทำงานตามโซนต่าง ๆ หรือใช้เครื่องมือใหม่ๆ อย่างคล่องแคล่ว จะช่วยสร้างความเชื่อมั่นและส่งสัญญาณว่าเรากำลังเดินไปในทิศทางเดียวกัน

• ส่งเสริมให้พนักงานมีอิสระในการเลือกวิธีการทำงาน แต่ยังคงรับผิดชอบต่อผลลัพธ์

หัวใจของ Modern Office แบบ ABW คือการมอบอิสระในการเลือกสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับงาน แต่ขณะเดียวกันก็ต้องเน้นผลลัพธ์มากกว่าการนั่งอยู่ที่โต๊ะ การสร้างความชัดเจนตรงนี้จะทำให้พนักงานรู้สึกมี Empowerment ไม่ใช่แค่ Freedom

การวัดผลและปรับปรุง (Measurement & Improvement)

• ติดตามผลการใช้งานพื้นที่ (Utilization Rate)

รู้ไหมว่าโซนไหนถูกใช้งานบ่อยที่สุด? ห้องประชุมไหนจองแล้วไม่มา? การเก็บข้อมูลการใช้งานพื้นที่จริงจะช่วยให้องค์กรปรับใช้ทรัพยากรได้คุ้มค่าและตรงความต้องการจริงๆ

• สำรวจความพึงพอใจและรับฟังข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างสม่ำเสมอ

แบบสอบถามง่ายๆ หรือตั้งเวทีเปิดใจเล็กๆ อาจช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่คนในทีมต้องการได้ดีกว่าข้อมูลเชิงตัวเลขหลายเท่า การฟังเสียงจากผู้ใช้งานจริงคือหัวใจของการพัฒนา ABW ที่ตอบโจทย์และยั่งยืน

• ปรับปรุงพื้นที่และกระบวนการตามข้อมูลที่ได้รับ

การออกแบบออฟฟิศหรือวัฒนธรรมการทำงาน ต้องกล้าทดลอง กล้าปรับเปลี่ยน และเรียนรู้จาก feedback ที่ได้รับ จะช่วยให้องค์กรของคุณพัฒนา ABW ให้มีประสิทธิภาพขึ้นได้อีกเรื่อยๆ

สรุป

Activity Based Working หรือ ABW ไม่ใช่สูตรสำเร็จตายตัว แต่เป็นแนวทางการทำงานที่ต้องปรับให้เหมาะกับบริบทและวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร ออกแบบออฟฟิศให้ตอบโจทย์จริง ทั้งในแง่พื้นที่ ฟังก์ชัน และบรรยากาศ เมื่อทุกอย่างเดินไปในทิศทางเดียวกัน ABW จะไม่ใช่แค่การออกแบบ Smart Office ให้สวยทันสมัย แต่เป็นการลงทุนเพื่อสร้าง Productivity ที่ยั่งยืนและความสุขที่แท้จริงของคนในองค์กร หากองค์กรไหนกำลังมองหากลยุทธ์ใหม่ในการพัฒนาออฟฟิศและวัฒนธรรมการทำงาน ลองเปิดใจให้ ABW เป็นตัวเลือกที่น่าคิดกันดูได้เลย

FAQ 

ABW เหมาะกับทุกองค์กรหรือไม่?

• Activity Based Working อาจจะไม่ได้เหมาะกับทุกองค์กร เพราะปัจจัยสำคัญอยู่ที่ลักษณะธุรกิจ วัฒนธรรมองค์กร และความพร้อมของพนักงาน นี่จึงไม่ใช่แนวทางแบบ One-size-fits-all แต่สามารถปรับระดับและรูปแบบของการออกแบบออฟฟิศให้เหมาะสมกับบริบทของแต่ละองค์กรได้ 

พนักงานจะหาที่นั่งทำงานประจำได้หรือไม่หากต้องการ?

• แม้ ABW จะเน้นให้พนักงานเลือกพื้นที่ทำงานตามกิจกรรม แต่ก็ไม่ได้ตัดสิทธิ์ในการมีพื้นที่ที่ใช้เป็นประจำ บางองค์กรออกแบบออฟฟิศให้มีโซน Assigned Seating หรือมีระบบจองโต๊ะที่ยืดหยุ่นเพื่อรองรับความต้องการเฉพาะบุคคล สำคัญคือการสื่อสารและตกลงร่วมกันเรื่องการใช้พื้นที่ เพื่อให้การอยู่ร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น

ต้องใช้งบประมาณมากน้อยแค่ไหนในการทำ ABW?

• งบประมาณขึ้นอยู่กับขนาดพื้นที่ ระดับการออกแบบ Modern Office ที่ต้องการ รวมถึงคุณภาพของเฟอร์นิเจอร์และเทคโนโลยีที่นำมาใช้ แต่ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการรีโนเวตครั้งใหญ่เสมอไป หลายองค์กรค่อยๆ ปรับทีละส่วน และหากมองในมุมการลงทุน ABW มักช่วยลดต้นทุนแฝงอื่นๆ เช่น พื้นที่ส่วนเกิน หรืออัตราการลาออกในระยะยาวได้ด้วย

จะวัดผลความสำเร็จของ ABW ได้อย่างไรบ้าง?

• องค์กรสามารถใช้หลายตัวชี้วัดร่วมกัน เช่น อัตราการใช้พื้นที่ (Utilization Rate) คะแนนความพึงพอใจของพนักงาน ผลสำรวจด้าน Productivity อัตราการลาออก รวมถึงผลประกอบการในภาพรวม จุดสำคัญคือการวัดผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงและพัฒนาแนวทาง ABW ให้ตอบโจทย์มากยิ่งขึ้น