Privacy Space จัดพื้นที่ทำงานให้มีความเป็นส่วนตัว ที่ตอบโจทย์การทำงานได้จริง

พนักงานรุ่นใหม่ เน้นการทำงานในรูปแบบ Hybrid Working และ Open-plan office คือ การทำงานที่บ้านสลับกับในออฟฟิศ และการทำงานได้ทุกพื้นที่ในออฟฟิศนั่นเอง ทำให้การออกแบบออฟฟิศทุกวันนี้ นอกจากมีพื้นที่พักผ่อนแล้ว ต้องจัดพื้นที่ทำงาน ส่วนตัวด้วย เพื่อเพิ่มความสุขและประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งรายละเอียดการทำ Modern Office แบบ Privacy Space ศึกษาได้ ที่นี่

จัดพื้นที่ทำงาน Privacy Space คืออะไร

Privacy Space หรือ พื้นที่ทำงานส่วนตัว เป็นการออกแบบออฟฟิศมีพื้นที่ให้พนักงานในองค์กร เข้าไปทำงานได้อย่างมีสมาธิ โดยพื้นที่ดังกล่าว จะต้องจัดพื้นที่ทำงานให้อยู่ในสภาวะไร้สิ่งรบกวน ไม่ว่าจะเป็นเสียง การเคลื่อนไหว หรือการสื่อสารต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็นจากพนักงานในองค์กรหรือบุคคลอื่น ๆ ที่เข้ามาในออฟฟิศ ซึ่งการ Modern Office แบบนี้ จุดมุ่งหมายสูงสุดเลย เพื่อให้พนักงานมีสมาธิ คิดสร้างสรรค์ วิเคราะห์งานเชิงลึก หรือ การประชุมงานต่าง ๆ มีประสิทธิภาพที่สุดนั่นเอง

ความท้าทายของการขาดพื้นที่ส่วนตัว

หากในออฟฟิศ ไม่มีการจัดพื้นที่ทำงานส่วนตัว ในยุคที่การทำงานเปลี่ยนแปลงไป พนักงานรุ่นใหม่ ไม่ได้จำกัดว่าจะต้องทำงานแค่โต๊ะประจำตำแหน่งเท่านั้น ทุกพื้นที่ส่วนกลางในองค์กร ต้องพร้อมทำงานเสมอ ทำให้หลายองค์กร เริ่มต้นจุดเปลี่ยนการออกแบบออฟฟิศธรรมดา ให้เป็น Modern Office นั่นเอง เพราะถ้าไม่เปลี่ยน สิ่งที่จะเกิดขึ้นหลีก ๆ 3 ข้อ ดังนี้

1. ผลกระทบของการไม่มีพื้นที่ส่วนตัวต่อสมาธิ

พนักงานไม่มีพื้นที่เหมาะสมในการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง ทำให้ไม่สามารถโฟกัสที่งานได้ ผลงานจึงออกมา ไม่มีคุณภาพเท่าที่ควรจะเป็นนั่นเอง เพราะระหว่างทำงาน อาจจะมีเสียงรบกวนได้ตลอดเวลา

2. ความสำคัญของความเป็นส่วนตัวต่อสุขภาพจิตและความพึงพอใจของพนักงาน

และการจัด Modern Office ไม่เพียงแค่ส่งเสริมให้พนักงานมีสมาธิในการทำงาน แต่ความสุข ความพึงพอใจของพนักงานเองสำคัญต่อองค์กรมาก ยิ่งพนักงานมีสุขภาพจิตที่ดี มีความสุขทุกครั้งที่ทำงาน ส่งผลให้งานมีคุณภาพได้สูงมาก โดยที่เจ้าขององค์กร ไม่ต้องไปนั่งจับผิด นั่งตามงานเลยนั่นเอง

3. ทำไม การออกแบบพื้นที่แบบเดิม ๆ อาจไม่ตอบโจทย์การทำงานที่ต้องการสมาธิสูง

อดีตที่ผ่านมา พื้นที่ในองค์กรจะมีโต๊ะทำงานของแต่ละบุคคล พนักงานทุกคนก็จะคิดแค่ว่าทำงานในโต๊ะของตนเอง โดยไม่ได้สนใจว่ามุมทำงานเหมาะสมหรือไม่ บางครั้งมีเสียงรบกวนก็ต้องอดทนนั่นเอง แต่เมื่อจัด Modern Office ขึ้นมา ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุขและตอบโจทย์ของพนักงานรุ่นใหม่ ไฟแรงได้มากกว่า

หลากหลายรูปแบบ Privacy Space

จัดพื้นที่ทำงาน Privacy Space สามารถทำได้หลากหลายรูปแบบมาก เพราะหลักการไม่ได้ตายตัว แต่ทุกการออกแบบออฟฟิศดังกล่าว จะต้องเน้นให้มีพื้นที่ส่วนตัว เงียบสงบ และส่งเสริมการทำงานในทิศทางที่ดี โดยรูปแบบ Privacy Space ที่น่าสนใจ มีดังนี้

1. รูปแบบของการจัดพื้นที่ทำงาน Privacy Space มีผลดี

• Phone Booths เป็นพื้นที่ขนาดเล็กแบบแยกส่วน คล้ายตู้โทรศัพท์ สำหรับการสนทนาแบบส่วนตัว หรือวิดีโอคอลคุยงานและสื่อสารทางไกล
• Focus Rooms ห้องขนาดเล็กถึงกลาง ที่ออกแบบมาให้เหมาะกับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูง เช่น การวางแผน คิดวิเคราะห์ หรืองานสร้างสรรค์ ฯลฯ
• Quiet Zones พื้นที่เงียบสงบภายในออฟฟิศที่กำหนดให้ว่าเป็นเขตปลอดเสียง ห้ามพนักงานในออฟฟิศทำเสียงดัง ไม่ว่าจะเป็น คุยกันหรือโทรศัพท์
• Flexible Partitions จุดแบ่งโซนทำงานชั่วคราวที่ใช้ฉากกัน

1. ตัวอย่าง เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์มาใช้สร้างพื้นที่ส่วนตัว เช่น ฉากกั้น, โซฟาแบบมีพนักพิงสูง, หูฟังตัดเสียงรบกวน
2. การผสมผสานพื้นที่ส่วนตัวเข้ากับพื้นที่ส่วนรวมอย่างลงตัว

เทคนิคการ จัดพื้นที่ทำงาน เพื่อสร้าง Privacy Space

สำหรับออฟฟิศที่ต้องการจัดพื้นที่ทำงานให้มีความเป็นส่วนตัว พนักงานในองค์กร จะได้ทำงานได้อย่างมีความสุข แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร สามารถทำตาม 4 เทคนิค ดังต่อไปนี้ได้

1. การแบ่งโซนพื้นที่ทำงานตามลักษณะกิจกรรม (Activity-Based Working)
2. การใช้แสง สี และวัสดุ เพื่อสร้างความรู้สึกเป็นส่วนตัวและผ่อนคลาย
3. การออกแบบที่คำนึงถึงอะคูสติก (Acoustic Design) เพื่อลดเสียงรบกวน
4. ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนพื้นที่ตามความต้องการได้เลย

ประโยชน์ที่ได้รับจากการมี Privacy Space

การจัดพื้นที่ทำงานในออฟฟิศให้มีพื้นที่ส่วนตัว ไม่ได้มีผลดีต่อพนักงานอย่างเดียว แต่องค์กรก็จะได้รับผลประโยชน์ด้วย และเป็นประโยชน์ในระยะยาวที่คุ้มค่า และจะคุ้มค่าอย่างไร ที่นี่ มีคำตอบ

ข้อดีต่อพนักงงานในองค์กร

พนักงานแสดงความสามารถของตนเองได้อย่างเต็มที่ เพราะพื้นที่อำนวยความสะดวกต่อการทำงานทุกด้าน ยิ่งงานที่ต้องคิด วิเคราะห์ต่าง ๆ พนักงานก็จะทำงานได้ดี และทุกครั้งที่ต้องเข้าไปทำงานใน Modern Office ก็มีความสุข สุขภาพจิตดีนั่นเอง

ข้อดีต่อองค์กร

ลดการลาออกของพนักงานและผลงานมีคุณภาพ และประโยชน์สูงสุด องค์กรที่กล้าลงทุนกับความสุขของพนักงาน องค์กรจะเติบโตได้รวดเร็ว และทุก ๆ งานที่มอบหมายไป จะได้ชิ้นงานที่มีคุณภาพที่สุดกลับมานั่นเอง และในอนาคตการออกแบบออฟฟิศให้มีพื้นที่ส่วนตัว ยิ่งจำเป็นมาก เพราะพนักงานรุ่นใหม่ ให้ความสำคัญกับสมาธิในการทำงานที่สุด

สรุป

การมีพื้นที่ Privacy Space ในสถานที่ทำงาน ไม่ใช่การออกแบบออฟฟิศตามกระแสสังคม แต่คือการเปลี่ยนออฟฟิศธรรมดาให้กลายเป็น modern office ที่ช่วยส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้เต็มที่และมีความสุข แล้วทุกพื้นที่ในออฟฟิศ มีความสมดุลระหว่างพื้นที่ทำงานร่วมกันและงานส่วนตัวด้วยแล้ว งานทุกอย่างที่มอบหมายให้พนักงานไป ย่อมออกมาดี และองค์กรเติบโตได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุดอีกด้วย

FAQ 

1. Privacy Space เหมาะกับออฟฟิศขนาดเล็กหรือไม่

• เหมาะสมแน่นอน ถึงออฟฟิศจะมีพื้นที่จำกัด แต่องค์กร สามารถออกแบบออฟฟิศและเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์อเนกประสงค์ ในหนึ่งชิ้น ใช้งานได้หลากหลายได้ รวมไปถึงการใช้ฉากกั้นแบบเคลื่อนย้ายได้ เพื่อจัดพื้นที่ทำงานส่วนตัวชั่วคราวได้สะดวก โดยไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่เยอะ

2. การสร้าง Privacy Space มีค่าใช้จ่ายสูงหรือไม่

• การออกแบบออฟฟิศให้มีพื้นที่ส่วนตัว ไม่ได้ใช้งบประมาณสูง เพราะทุกองค์กร สามารถปรับแต่งโซนและเลือกเฟอร์นิเจอร์ได้ตามการใช้งาน พื้นที่ และจำนวนของพนักงานในออฟฟิศได้ และราคาของอุปกรณ์ต่าง ๆ ก็มีหลายระดับ แต่ละระดับราคาต่างกัน แค่วางแผนให้ดี ก็ประหยัดงบได้

3. นอกจากการจัดพื้นที่ทางกายภาพแล้ว มีปัจจัยอื่นใดอีกบ้างที่ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนตัวในการทำงาน

• Modern Office ที่ดี นอกจากมีพื้นที่ทำงานที่ให้ความเป็นส่วนตัวแล้ว ต้องเสริมสร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดีด้วย ควรเริ่มต้นที่วัฒนธรรมองค์กรที่เคารพเวลาส่วนตัวและสมาธิของเพื่อนร่วมงานก็สำคัญ เช่น การมีหูฟังตัดเสียงรบกวน หรือ การกำหนดช่วงเวลาห้ามรบกวน ก็ช่วยให้ความสุขในการทำงานเพิ่มขึ้นได้

4. จะวัดผลความสำเร็จของการมี Privacy Space ได้อย่างไร

• หลังจากที่ออกแบบออฟฟิศให้มีพื้นที่ส่วนตัวแล้ว ทุกองค์ต้องวัดผลสำเร็จ และนำจุดบกพร่องหรือเสนอแนะไปปรับปรุง โดยวัดผลได้จากการสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน การสังเกตพฤติกรรมการใช้พื้นที่ หรือการประเมินผลผลิต (Productivity) ที่เพิ่มขึ้นหลังจากมีการปรับปรุงพื้นที่ทำงานนั่นเอง ไม่ได้ยากเลย