ออกแบบ Smart Office Design ให้สะดวกสบายในการทำงาน ด้วยเทคโนโลยี IoT

โมเดลการทำงานแบบไฮบริดได้เข้ามาเปลี่ยนความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและพื้นที่ออฟฟิศไปอย่างสิ้นเชิง ออฟฟิศไม่ได้เป็นเพียงสถานที่ที่ทุกคนต้องเข้ามานั่งทำงานพร้อมกันอีกต่อไป แต่ต้องพัฒนาตัวเองให้กลายเป็น "จุดหมายปลายทาง" ที่มอบประสบการณ์ที่เหนือกว่าการทำงานจากที่บ้าน คำถามสำคัญสำหรับทุกองค์กรในวันนี้คือ จะทำอย่างไรให้พนักงานรู้สึกว่าการเดินทางเข้ามาที่ออฟฟิศนั้นคุ้มค่า?

แน่นอนว่าการนำเทคโนโลยีและนวัตกรรมเข้ามาผสานกับการ ออกแบบออฟฟิศ ถือเป็นหัวใจของแนวคิด Smart Office Design ที่จะเปลี่ยนพื้นที่ทำงานแบบเดิมๆ ให้กลายเป็นสภาพแวดล้อมที่ชาญฉลาด ยืดหยุ่น และตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานได้อย่างแท้จริง บทความนี้จะพาไปสำรวจว่า Smart Office คืออะไร และจะเข้ามาเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้าง modern office ที่ประสบความสำเร็จในรูปแบบ Hybrid Workplace ได้อย่างไร

ทำความรู้จักแนวคิดของ Smart Office Design คืออะไร 

Smart Office Design คือการออกแบบออฟฟิศ ตกแต่งออฟฟิศสำนักงาน โดยคำนึงถึงพนักงานเป็นหลัก และนำเอาเทคโนโลยี  IoT มาใช้งานในพื้นที่ทำงาน ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับคนทำงานอย่างแท้จริง Smart Office Design เป็นแนวคิดที่เน้นสร้างพื้นที่ความสุขในการทำงาน กระตุ้นให้พนักงานเกิดไอเดียทำงานใหม่ๆ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้พนักงานเกิดความคล่องตัว ลดปัญหาในการทำงานต่างๆได้ 

เทคโนโลยี  Internet of things (IoT) เป็นเทคโนโลยีในรูปแบบอินเตอร์เน็ต ระบบการสื่อสารแบบไร้สาย โดยนำมาเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ไอทีต่างๆภายในออฟฟิศ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงอุปกรณ์ไอทีต่างๆ โปรแกรมซอฟต์แวร์คุยงาน แอปพลิเคชั่นทำงาน โดยสามารถทำงานได้ผ่านทางออนไลน์ แม้จะอยู่คนละที่กัน 

Smart Office คืออะไรในยุคไฮบริด?

Smart Office ในยุคไฮบริดไม่ใช่แค่การนำอุปกรณ์ไฮเทคมาติดตั้ง แต่คือการสร้าง "ระบบนิเวศ" (Ecosystem) ที่ผสานเทคโนโลยีอย่าง IoT, เซนเซอร์ และแอปพลิเคชันเข้าไว้ด้วยกันอย่างชาญฉลาด เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานที่สามารถ "ตอบสนอง" (Responsive) ต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้แบบเรียลไทม์ แนวคิดนี้เปลี่ยนให้ออฟฟิศเป็นสภาพแวดล้อมที่มีชีวิตและพร้อมปรับตัวไปพร้อมกับผู้คน

เป้าหมายสูงสุดของ Smart Office คือการลดความยุ่งยากซับซ้อน (Frictionless) เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับพนักงานในวันที่พวกเขา "เลือก" เดินทางเข้ามาทำงาน โดยมุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการขจัดอุปสรรคเล็กๆ น้อยๆ, การส่งเสริมประสบการณ์ที่ดีผ่านสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบายและเข้าใจความต้องการ, พร้อมทั้งบริหารจัดการทรัพยากรอย่างคุ้มค่าผ่านข้อมูลการใช้งานจริง ด้วยเหตุนี้ Smart Office จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยแก้ปัญหาของความยืดหยุ่น และเปลี่ยนออฟฟิศให้กลายเป็นจุดหมายที่พนักงานอยากเข้ามาใช้เวลาเพื่อทำงานร่วมกันอย่างแท้จริง

ออกแบบ Smart Office Design ต้องคำนึงถึงเรื่องใดบ้าง

การออกแบบออฟฟิศอัจฉริยะ Smart Office Design จะเน้นนำเอาเทคโนโลยีมารองรับการทำงานของพนักงาน เพื่ออำนวยความสะดวก ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นและลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจอย่างยั่งยืน โดยสิ่งที่ธุรกิจควรคำนึงถึงก่อนตัดสินใจเลือกเทคโนโลยี  Internet of things (IoT) มาใช้ คือ การเลือกเทคโนโลยีที่ตรงกับไลฟ์สไตล์และรูปแบบการทำงานในองค์กร  เน้นตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้  เช่น ระบบไฟฟ้า , ระบบปรับอากาศ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ที่ให้สามารถควบคุมได้จากที่เดียว รวมไปถึงเทคโนโลยี  Internet of things  ที่ตอบโจทย์ในแต่ละแผนก เป็นต้น เพราะเป้าหมายหลักของเทคโนโลยี  Internet of things  คือต้องเข้ามาช่วยดูแลปัจจัยอื่น ๆ ภายในออฟฟิศ ทำให้พนักงานสามารถโฟกัสที่งานได้มากขึ้น

นอกจากนี้ การนำเอาเทคโนโลยี  Internet of things มาใช้ในองค์กร ยังช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน ลดปัญหาเรื่องของต้นทุนจ้างบุคลากร ต้นทุนสถานที่และต้นทุนด้านการดำเนินธุรกิจได้เป็นอย่างดี ทำให้ธุรกิจสามารถเติบโตและปรับตัวได้ไวขึ้นในสภาพการแข่งขันทางธุรกิจที่สูง 

ประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยี IoT ใน Smart Office

ปัจจุบันธุรกิจหลายๆแห่ง เริ่มนำเทคโนโลยี IoT มาใช้งานในออฟฟิศมากขึ้นในหลายส่วน เพราะว่าติดตั้งง่ายได้ด้วยตัวเอง ใช้งานง่ายและยังสามารถทำงานได้ทันที เพียงผู้ใช้งานติดตั้งบนโปรแกรมคอมฟิวเตอร์หรือแอพลิเคชั่นบนมือถือที่เชื่อมต่อกับสัญญาณอินเตอร์เน็ต ทำให้พนักงานสามารถทำงาน แลกเปลี่ยนข้อมูลและสั่งงานกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น อีกทั้งเทคโนโลยี IoT ยังมีประโยชน์ด้านอื่นๆอีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น 

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

ทำให้พนักงานรับ-ส่งข้อมูล เอกสารกันได้รวดเร็วขึ้น สั่งงานอุปกรณ์ไอทีต่างๆได้ผ่านมือถือ และทำงานร่วมกันได้ทางออนไลน์ แม้จะอยู่คนละที่ 

ลดต้นทุนทำธุรกิจระยะยาว 

เทคโนโลยี IoT ช่วยผ่อนแรงการทำงานให้กับพนักงาน เสริมให้พนักงานทำงานได้มากยิ่งขึ้น ทำให้ต้นทุนด้านเอกสารและต้นทุนการผลิตลดลง เพราะลดการใช้กำลังคน 

กระตุ้นให้พนักงานเกิดความคิดสร้างสรรค์ 

การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงาน จะเสริมให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานโปรเจคที่สำคัญมากขึ้น ทำให้มีเวลาในการสร้างสรรค์ไอเดียการทำงานใหม่ๆได้เป็นอย่างดี 

เทคโนโลยี IoT ที่นำมาใช้ใน Smart Office Design มีอะไรบ้าง 

เทคโนโลยี IoT ที่นำเอามาใช้ในออฟฟิศมักมีโซลูชั่นแตกต่างกันไปตามความต้องการของพนักงาน  เพื่อให้ตอบโจทย์สไตล์การทำงานในแต่ละแผนก โดยจะทำงานเชื่อมโยงกันและควบคุมผ่าน Wifi และแอปพลิเคชั่นบนมือถือ ถ้าคุณกำลังมองหาไอเดียเทคโนโลยีที่น่าเอามาใช้ในออฟฟิศ สำนักงาน เรามีมาแนะนำกัน

1. ระบบควบคุมแสงสว่างอัจฉริยะ 

อีกหนึ่งระบบที่ควบคุมแสงสว่างในออฟฟิศ สามารถเปิดปิดได้เองใช้เซ็นเซอร์ตรวจจับแสงสว่างและการเคลื่อนไหว นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถปรับระดับความสว่างของไฟให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อม ระดับสายตาของตัวเองและการใช้งานได้ผ่านแอปพลิเคชั่นบนมือถือ

2. ระบบการจองห้องประชุมอัตโนมัติ 

ฟีเจอร์ช่วยจองห้องประชุมล่วงหน้า ลดปัญหาห้องประชุมเต็ม ไม่มีห้องคุยงาน ซึ่งโดยผู้ใช้สามารถกดจอง เช็กห้องและยกเลิกห้องประชุมได้เอง ช่วยให้พนักงานวางแผนการประชุมได้ดีขึ้น

3. ระบบการสั่งพิมพ์เอกสารอัตโนมัติ 

เป็นระบบสั่งงานปริ้นเอกสารแบบไร้สาย แม้ผู้ใช้งานจะอยู่คนละสถานที่ สั่งพิมพ์งานได้ทุกที่และช่วยประหยัดต้นทุนการติดตั้งเครื่องปรินท์เตอร์จำนวนหลายเครื่องในสำนักงาน ระบบการสั่งพิมพ์เอกสารอัตโนมัติ สามารถรองรับการเชื่อมต่อได้หลายอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น สมาร์โฟน แท็บเล็ตและคอมพิวเตอร์ 

4. ระบบจัดการออฟฟิศอัจฉริยะ 

ที่รวบรวมฟีเจอร์การใช้งานในสำนักงานแบบองค์รวม ที่ดูแลด้านความปลอดภัยและจัดการออฟฟิศอย่างมีประสิทธิภาพ โดยตรวจเช็กและเปิด-ปิดระบบผ่าน Wifi เช่น ระบบกล้องวงจรปิด เซ็นเซอร์ตรวจจับการเคลื่อนไหว ระบบสแกนใบหน้าเข้า-ออกงาน และระบบควบคุมประตู เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับพื้นที่ทำงาน เป็นต้น 

คำถามที่พบบ่อย

การเปลี่ยนเป็น Smart Office เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้นหรือไม่?

ไม่จำเป็น องค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางก็สามารถเริ่มต้นได้ โดยอาจเริ่มจากเทคโนโลยีที่แก้ปัญหาเร่งด่วนที่สุดก่อน เช่น การใช้ระบบจองโต๊ะทำงานและห้องประชุมผ่านแอปพลิเคชัน หรือการอัปเกรดอุปกรณ์ในห้องประชุมสำหรับ Hybrid Meeting แล้วจึงค่อยๆ ขยายผลไปยังส่วนอื่นๆ ในอนาคต

Smart Office ช่วยส่งเสริมสุขภาวะ (Well-being) ของพนักงานได้อย่างไร?

Smart Office ช่วยได้ในหลายมิติ ตั้งแต่การควบคุมสภาพแวดล้อม เช่น แสงสว่างและคุณภาพอากาศให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม, การใช้เฟอร์นิเจอร์ Ergonomic อัจฉริยะที่ปรับตามสรีระผู้ใช้, ไปจนถึงการลดความเครียดและความยุ่งยากในการหาที่นั่งหรือจองห้องประชุม ซึ่งทั้งหมดนี้ช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีและทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรใส่ใจในคุณภาพชีวิตของพวกเขา

การออกแบบ Smart Office Design เป็นแนวคิดที่เหมาะกับองค์กรยุคใหม่ โดยนำเอาเทคโนโลยี IoT (Internet of Things) มาใช้งานตอบสนองความต้องการของพนักงานโดยเฉพาะ เพิ่มความสะดวกสบายและประหยัดค่าใช้จ่ายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ระบบควบคุมแสงสว่างอัจฉริยะ ระบบการจองห้องประชุมอัตโนมัติ ระบบการสั่งพิมพ์เอกสารอัตโนมัติและระบบจัดการออฟฟิศอัจฉริยะ ที่ลดภาระการทำงาน พร้อมช่วยให้พนักงานสามารถจัดการสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น 

Modernform ขอแนะนำ Smart Workplace Solution บริการรับออกแบบสำนักงาน พร้อมตกแต่งออฟฟิศ ห้องประชุมที่ล้ำสมัย ตอบโจทย์ Smart Office Design  เพื่อรองรับการใช้งานครบครัน  ออกแบบและดำเนินการทุกขั้นตอนอย่างพิถีพิถัน โดยผู้เชี่ยวชาญด้านงานออกแบบออฟฟิศ ที่มีประสบการณ์มายาวนาน รับคำแนะนำได้ที่นี่