Open Plan อย่างไรให้เวิร์ก? เทคนิคจัดโซนออฟฟิศเปิดโล่ง ลดความอึดอัด

เพราะการทำงานสไตล์ Modern Office มักมาคู่กับการให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพการทำงานที่มาพร้อมกับความเป็นอิสระ ทำให้แนวคิด Open Plan การจัดพื้นที่ทำงานแบบเปิดโล่ง ได้เข้ามาเป็นเทรนด์ใหม่ที่ทำให้ออฟฟิศรุ่นใหม่นำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่พื้นที่ที่เปิดโล่งก็นำมาซึ่งปัญหาเสียงดัง ขาดสมาธิ ซึ่งแก้ไขได้ด้วยการจัดพื้นที่ทำงานให้เป็นโซน (Zoning) ทำให้พื้นที่เปิดในออฟฟิศสามารถใช้งานได้จริง แบ่งอย่างไร มีแนวคิดแบบไหน ไปดูกัน!

ออฟฟิศ Open Plan คืออะไร 

ออฟฟิศสไตล์ Open Plan คือ ออฟฟิศที่มีพื้นที่เปิดโล่ง ทุกส่วนงานเชื่อมต่อกันโดยไม่มีห้องมากั้น ทำให้เกิดการสื่อสารที่ง่ายดาย รวดเร็ว บรรยากาศในการทำงานไม่อึดอัด มีความโปร่งโล่งสบาย และช่วยให้การระดมไอเดียเกิดขึ้นได้ทันที เป็นรูปแบบการจัดพื้นที่ทำงานที่ Modern Office และคนทำงานรุ่นใหม่มองหามากขึ้นในปัจจุบันนี้

การจัดโซน (Zoning) สำหรับออฟฟิศ Open Plan สำคัญอย่างไร

แม้ว่าการจัดพื้นที่ทำงานแบบเปิด Open Plan จะเป็นรูปแบบของการออกแบบที่ได้รับความนิยม แต่ด้วยความที่เป็นพื้นที่เปิดแน่นอนว่าสิ่งที่เป็นปัญหาตามมานอกจากความโล่ง โปร่งสบาย และการสื่อสารที่ง่ายกว่า ก็คือปัญหาเสียงดัง หรือเสียงที่รบกวนจากสภาพแวดล้อมเพื่อนร่วมงานรอบข้างที่อาจทำให้เสียสมาธิ ขาดความเป็นส่วนตัว หรืออาจทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานบางอย่างลดลงได้ การจัดโซน (Zoning) จึงได้เข้ามาเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยแก้ปัญหาส่วนนี้ ปิดจุดด้อยและช่วยเสริมจุดเด่นของการทำงานแบบเปิด เพื่อให้พื้นที่ Open Plan ของ Modern Office สามารถใช้งานได้จริงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความสำคัญของการจัดโซนทำงานสำหรับ Modern Office 

• ช่วยแก้ปัญหาเสียงดังรบกวน ขาดสมาธิในการทำงาน การกำหนดโซนที่ใช้เสียงได้ กับโซนห้ามใช้เสียง จึงเป็นตัวช่วยแบ่งและกำหนดกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน 
• ช่วยตอบโจทย์และสนองความต้องการของพนักงานที่แตกต่างกัน เช่น บางคนต้องการทำงานแบบเงียบ ๆ บางคนต้องการทำงานแบบระดมความคิด การจัดโซนจะช่วยแบ่งไลฟ์สไตล์การทำงานได้ดี
• การมีโซนแบ่งชัดเจน ทำให้พนักงานโฟกัสกับงานและมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น
• ช่วยเพิ่มความเป็นส่วนตัว เพราะพนักงานสามารถเลือกอยู่ในโซนต่าง ๆ ตามความต้องการของตัวเองได้โดยไม่รู้สึกอึดอัด หรือรู้สึกถูกบังคับ

Modern Office ส่วนใหญ่ต้องมีโซนประเภทไหนบ้าง ?

สำหรับการจัดพื้นที่ทำงาน ออกแบบออฟฟิศอย่างมี zoning ที่ตอบโจทย์การทำงานของคนรุ่นใหม่และสไตล์ของ Modern Office การแบ่งโซนจะต้องมีความครอบคลุม คำนึงถึงทั้งเรื่องการทำงาน และการใช้ชีวิตอย่างสมดุล สำหรับโซนที่จำเป็นจะต้องมีสำหรับ Open Plan Office ได้แก่

โซนเงียบ (Quiet Zone / Focus Zone)

เป็นโซนสำหรับงานที่ต้องการใช้สมาธิ พนักงานที่อยากโฟกัสจะสามารถเข้ามาใช้พื้นที่ส่วนนี้ในการทำงานได้โดยไม่รู้สึกถูกรบกวน โดยอาจมีการออกกฎห้ามใช้เสียง หรือห้ามส่งเสียงดังพูดคุยกันในโซนนี้

โซนประชุมทีม หรือทำงานกลุ่ม (Collaboration Zone)

เป็นการจัดพื้นที่ทำงานให้มีความเหมาะสมกับการทำงานแบบคู่ หรือแบบกลุ่ม เพื่อใช้สำหรับการระดมสมอง Project ใหม่ ๆ การหาไอเดียร่วมกัน หาข้อสรุปประเด็นต่าง ๆ เหมาะกับการวางโต๊ะประชุม whiteboard หรือโซฟาชุดสำหรับการพูดคุยหารือ

โซนกึ่งส่วนตัว/โซน Phone booth (Semi-Private Zone)

เป็นการจัดพื้นที่ทำงาน จัดโซนที่มีตัวช่วยพรางสายตา เหมาะกับการทำงานที่ต้องการสมาธิเพิ่มขึ้นมาจากเดิม หรือการคุยโทรศัพท์ ติดต่อกับลูกค้า ที่ใช้ความเงียบและโฟกัสในช่วงสั้น ๆ เหมาะกับการตกแต่งด้วยฉากกั้นแบบสูง และโต๊ะทำงานพร้อมอุปกรณ์อำนวยความสะดวกแบบเรียบง่าย

โซนพักผ่อน (Breakout Zone)

เป็นโซนที่มีไว้เพื่อรองรับการพักผ่อนของพนักงานให้ได้เข้ามาพูดคุย พักผ่อนกินขนม ดื่มกาแฟ และสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันในเรื่องทั่ว ๆ ไปที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงานเป็นหลัก การออกแบบที่เหมาะสมจะเป็นสไตล์ Pantry มีชุดโซฟา bean bag หรือเครื่องเล่นเกม เป็นต้น

ไอเทมสำคัญและเทคนิคการสร้าง Zoning มีอะไรบ้าง

เมื่อเรารู้แล้วว่าโซนที่สำคัญมีอะไรบ้าง ต่อไปคือการเลือกใช้ไอเทมหลักไปจนถึงเทคนิคในการสร้างโซน หรือจัดพื้นที่ทำงานส่วนต่าง ๆ ให้แยกออกจากกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังมีภาพรวมเป็น Modern Office อยู่ ได้แก่

การใช้งานฉากกั้น (Partitions) 

 ถือเป็นสิ่งสำคัญมากในการจัดพื้นที่ทำงาน เปลี่ยนโซนนิ่ง เพราะมีความยืดหยุ่นสูง สามารถขยับปรับเปลี่ยนรูปทรงได้ง่าย คล่องตัวต่อการใช้งาน โดยสามารถเลือกเป็นฉากกั้นแบบมีล้อเคลื่อนที่ หรือฉากกั้นโปร่งใส ไปจนถึงฉากกั้นแบบมีแผ่นซับเสียง สำหรับกั้นพื้นที่ Focus Zone 

การจัดวางเฟอร์นิเจอร์

นอกจากฉากกั้น การออกแบบออฟฟิศด้วยการจัดวางเฟอร์นิเจอร์ยังเป็นตัวช่วยแบ่งโซนที่มีความเป็นธรรมชาติสูงมาก เช่น การใช้ตู้เอกสาร ชั้นวางหนังสือ ต้นไม้ หรือโซฟา เป็นตัวช่วยแบ่งโซนที่แตกต่างกัน แต่เพื่อความชัดเจนอาจต้องมีการกำหนดให้ทราบโดยทั่วกันชัดเจนว่าโซนไหนใช้สำหรับทำอะไร

การใช้พื้นและสีที่แตกต่างกัน 

การออกแบบออฟฟิศโดยแบ่งพื้นที่ด้วยสี ไปจนถึงความสว่างที่ต่างกันก็เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและสร้างการจดจำโซนต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี เป็นวิธีที่ง่าย ต้นทุนไม่สูง และได้ผลในการกำหนดโซน

สรุป 

ออฟฟิศแบบ Open Plan หรือ Open Space จะเวิร์กและสร้างประโยชน์ได้จริงนั้น ต้องอาศัยการ ออกแบบออฟฟิศ และการจัดการที่ดี ซึ่ง "การจัดโซน (Zoning)" ถือเป็นหัวใจสำคัญ การจัดโซนที่ชาญฉลาดและตอบโจทย์ ไม่เพียงแต่ช่วยลดความอึดอัด เพิ่มสมาธิ และส่งเสริมความเป็นส่วนตัว แต่ยังสนับสนุนทั้งการทำงานเดี่ยวและการทำงานเป็นทีม ทำให้พนักงานมีความสุขและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นใน Modern Office การลงทุนในการ จัดพื้นที่ทำงาน อย่างเหมาะสมจึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับทุกคนในองค์กร

FAQ เกี่ยวกับการจัดโซนออฟฟิศเปิดโล่ง Open Plan

ข้อควรระวังเกี่ยวกับการจัดพื้นที่ทำงานเป็นโซน (Zoning)

• การแบ่งโซนที่ไม่ตรงกับความต้องการของพนักงาน องค์กรควรสำรวจความต้องการของพนักงานก่อนทำการแบ่งโซน
• การแบ่งโซนที่ไม่มีประสิทธิภาพ เช่น ใช้งานไม่ได้จริง ไม่มีอุปกรณ์อำนวยความสะดวก Wi-Fi เข้าไม่ถึง เป็นต้น
• การสร้างความสับสนในการทำงาน เกี่ยวกับกฎ กติกาในการเข้าใช้งานพื้นที่ที่คลุมเครือ
• การกำหนดค่าใช้จ่ายที่จะใช้กับการแบ่งโซนต้องมีความชัดเจน ป้องกันการบานปลาย

ต้องใช้งบประมาณเท่าไหร่ในการจัดโซนออฟฟิศ?

• การจัดพื้นที่ทำงานใช้งบประมาณตามความต้องการขององค์กร เพราะ Modern Office สามารถใช้อุปกรณ์ที่มีอยู่แล้วในสำนักงานมาทำการออกแบบพื้นที่ทำงานเป็นโซนและสร้างกฎ กติกา ข้อตกลงในแต่ละโซนร่วมกันได้ หรือจะเลือกซื้อตัวช่วยเสริมอย่างฉากกั้น ก็จะมีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ที่เพิ่มขึ้นมาจากเดิม แต่ไม่สูงเท่ากับการสร้างห้องใหม่หรือการเสริมพื้นที่ใช้งานเพิ่มเติม

สื่อสารเกี่ยวกับโซนต่าง ๆ อย่างไร ให้พนักงานปฏิบัติตาม

• การสื่อสารเกี่ยวกับการออกแบบออฟฟิศแต่ละประเภทของโซนให้พนักงานเข้าใจพร้อมเพรียงกันถือเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้การทำงานร่วมกันดำเนินไปอย่างสงบเรียบร้อย เช่น การติดป้ายกำหนดโซน และการติดข้อห้ามสำคัญ ๆ เพื่อให้พนักงานเข้าใจก่อนเข้าใช้พื้นที่ รวมถึงการส่งเอกสารแจ้งให้ทราบไปยังพนักงานทุกคนผ่านช่องทางสื่อสารต่าง ๆ เป็นต้น