ออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ จัดโซน Hot Desk อย่างไรให้เวิร์ก

เมื่อโลกการทำงานเปลี่ยนไปสู่ยุคการทำงานแบบไร้ขอบเขต กท่ออกแบบออฟฟิศจึงไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ แต่คือการสร้างสภาพแวดล้อมที่สะดวก รองรับพฤติกรรมที่หลากหลายของพนักงานยุคใหม่ โดยหนึ่งในแนวทางยอดนิยมคือการนำระบบรองรับพนักงานมาใช้ควบคู่กับการจัดสรรพื้นที่อย่างชาญฉลาด เพื่อให้เกิดทั้งประสิทธิภาพและความพึงพอใจในการทำงาน

ทำไม Hot Desk ถึงจำเป็นในการจัดพื้นที่ Hybrid Workplace

Hot Desk คือแนวคิดที่พนักงานไม่มีโต๊ะทำงานประจำ แต่สามารถเลือกใช้โต๊ะว่างที่มีอยู่ในแต่ละวัน แนวคิดนี้ตอบโจทย์ การจัดพื้นที่ Hybrid Workplace ได้ดีมาก เพราะพนักงานไม่ได้เข้าทำงานที่ออฟฟิศทุกวัน

ทำไม Hot Desk จึงเหมาะกับ Hybrid Workplace?

• ช่วย ลดต้นทุน ค่าเช่าพื้นที่และค่าอุปกรณ์สำนักงาน
• เพิ่มความ สะดวกให้กับพนักงาน
• ส่งเสริม Collaboration และการแลกเปลี่ยนระหว่างทีม

ก่อนจะเริ่มต้น ออกแบบออฟฟิศ ใหม่ ควรวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงานก่อน เช่น จำนวนวันที่เข้าทำงานจริง รูปแบบงานที่ทำ ความต้องการพื้นที่ส่วนตัวหรือพื้นที่ทำงานร่วมกัน

หลักการจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศแบบรองรับพนักงานมีอะไนบ้าง

การจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ ไม่ใช่แค่เอาโต๊ะมาตั้งเรียงให้พนักงานเลือกนั่งตามใจ แต่ต้อง “วางแผน” อย่างมีกลยุทธ์ ทั้งด้านพื้นที่ การใช้งาน และความรู้สึกของพนักงาน เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นโดยไม่เสียประสิทธิภาพ เทคนิคที่ควรคำนึงถึงจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ ที่สะดวกสบาย

• Zoning ชัดเจน แบ่งพื้นที่เป็นโซนตามลักษณะงาน เช่น โซนเงียบสำหรับงานโฟกัส, โซนพูดคุยสำหรับทำงานกลุ่ม, หรือโซนคอลล์สำหรับโทรศัพท์
• จัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ ตามความเป็นจริง พิจารณาสัดส่วนการเข้าออฟฟิศ เช่น พนักงาน 70 คน มาเฉลี่ยวันละ 50 คน ควรมีโต๊ะอย่างน้อย 55–60 ตัว
• เฟอร์นิเจอร์ที่ตอบโจทย์ โต๊ะปรับระดับ, มีปลั๊กไฟและพอร์ตครบ, เก้าอี้นั่งสบาย ลดปัญหาสุขภาพ
• องค์ประกอบเสริม เช่น ตู้ล็อกเกอร์ส่วนตัว, จุดวางเครื่องใช้สำนักงาน รวมถึงพื้นที่พักสายตา

เทคโนโลยีและเครื่องมือสนับสนุนในการออกแบบออฟฟิศมีอะไรบ้าง

การออกแบบออฟฟิศให้รองรับระบบการทำงาน ไม่ได้มีแค่การจัดวางโต๊ะเท่านั้น แต่ต้องมี เทคโนโลยีที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น ในรูปแบบที่พร้อมและมีอุปกรณ์ที่เหมาะสมดังนี้คือ 

• Desk Booking System การจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ  ให้พนักงานจองโต๊ะล่วงหน้า, ตรวจสอบสถานะโต๊ะว่าง, วิเคราะห์สถิติการใช้งาน
• Wi-Fi ความเร็วสูง ต้องครอบคลุมทั่วพื้นที่ออฟฟิศ ไม่มีจุดอับสัญญาณ
• อุปกรณ์เสริมมาตรฐาน เช่น Docking Station, จอมอนิเตอร์, สายชาร์จ ที่พร้อมใช้งานทุกจุด
•  IT Infrastructure ที่เพียงพอ มีพอร์ตเชื่อมต่อ, ปลั๊กไฟ, ระบบสำรองไฟ เพื่อรองรับการใช้งานอย่างต่อเนื่อง

การออกแบบออฟฟิศให้มีพื้นที่หลากหลายได้อย่างไรบ้าง

การจัดโต๊ะทำงานแบบ Hot Desk อาจไม่เพียงพอต่อการรองรับพฤติกรรมการทำงาน ที่หลากหลายของพนักงานในยุค Hybrid Office การออกแบบออฟฟิศที่ดีควรสร้างพื้นที่ที่ตอบโจทย์หลายประเภท เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกใช้งานได้ตามภารกิจ ในแต่ละวัน และลดข้อจำกัดของการไม่มีโต๊ะประจำ พื้นที่เสริมที่ควรมีในออฟฟิศ Hybridดังนี้ 

•  ห้องประชุมหลากหลายขนาด รองรับทั้งประชุมย่อยและประชุมทีมใหญ่
•  Phone Booth พื้นที่เล็ก ๆ สำหรับการโทรหรือต้องการความเป็นส่วนตัว
•  Quiet Zone เหมาะสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง
• Collaboration Area จัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ ในโซนแลกเปลี่ยนไอเดียและทำงานร่วมกันแบบไม่เป็นทางการ
• Social Hub / Pantry พื้นที่พักผ่อน ช่วยสร้างความสัมพันธ์ภายในทีม

จัดพื้นที่คืนอิสระให้กับพนักงานมีผลกับพนักงานอย่างไร

การเปลี่ยนมาใช้ระบบการทำงานแบบอิสระ ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ แต่คือการเปลี่ยนวิธีคิด วิธีทำงาน และวิธีอยู่ร่วมกันในองค์กรให้สอดคล้องกับยุคใหม่ ความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงนี้จึงขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรที่พร้อมเปิดรับสิ่งใหม่ และการสื่อสารภายในที่ชัดเจน ต่อเนื่อง และสร้างความเข้าใจร่วมกันในทุกระดับ

• สื่อสารชัดเจน อธิบายเหตุผล ประโยชน์ และวิธีใช้งานระบบ Hot Desk อย่างเข้าใจง่าย
• เปิดให้มีส่วนร่วม รับฟังความคิดเห็นพนักงาน และให้มีบทบาทในการออกแบบพื้นที่
• สร้างวินัยร่วมกัน ใช้นโยบาย Clean Desk และเน้นการดูแลพื้นที่ส่วนกลางร่วมกัน
• ส่งเสริมความไว้ใจ ให้พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของพื้นที่ สร้างความเคารพในการใช้งานร่วม

เมื่อวัฒนธรรมองค์กรและการสื่อสารทำหน้าที่สนับสนุนอย่างเต็มที่การ จัดพื้นที่ Hybrid Workplace ก็จะไม่ใช่แค่เทรนด์ แต่กลายเป็นแนวทางการทำงานที่ยั่งยืนในระยะยาว

สรุป

การจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศ คือการปรับรูปแบบออฟฟิศให้ทันสมัย รองรับการทำงานยุค Hybrid ที่เน้นความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพ ปัจจัยสำคัญที่ทำให้การจัดพื้นที่นี้ประสบความสำเร็จ ได้แก่ การวางแผนที่รอบคอบ เทคโนโลยีที่เหมาะสม พื้นที่ใช้งานหลากหลาย และการสื่อสารภายในองค์กรอย่างมีส่วนร่วม เมื่อนำทั้งหมดมาผสานกัน จะช่วยสร้างออฟฟิศที่มีการจัดพื้นที่ Hybrid Workplaceที่ตอบโจทย์การทำงานในอนาคตได้จริง

FAQ 

Hot Desk คืออะไร แตกต่างจากโต๊ะทำงานประจำอย่างไร?

• Hot Desk คือระบบที่ไม่มีโต๊ะประจำ พนักงานเลือกใช้โต๊ะว่างที่มีอยู่ แตกต่างจากโต๊ะประจำที่แต่ละคนมีพื้นที่ของตัวเองตลอดเวลา

การใช้ Hot Desk มีข้อดีอย่างไรบ้าง?

• ช่วยให้บริษัทใช้พื้นที่ออฟฟิศได้คุ้มค่าขึ้น ลดค่าใช้จ่าย รองรับการทำงานแบบ Hybrid ได้ดี ส่งเสริมให้เกิดการพบปะและแลกเปลี่ยนระหว่างพนักงานต่างแผนกมากขึ้น

ต้องใช้เทคโนโลยีอะไรบ้างเพื่อสนับสนุนระบบ Hot Desk?

-   ระบบจองโต๊ะ (Desk Booking), Wi-Fi เสถียร, พอร์ตเชื่อมต่อเพียงพอ และอุปกรณ์เสริม เช่น Docking Station ทั้งนี้ทั้งนั้นอุปกรณ์เพิ่มเติมต้องขึ้นอยู่กับสถานที่ จำนวนพนักงาน และความสะดวกในการใช้งานด้วย

จะจัดการเรื่องความสะอาดและของใช้ส่วนตัวของพนักงานในระบบ Hot Desk อย่างไร?

• ใช้นโยบาย Clean Desk, จัดล็อกเกอร์ส่วนตัว และบริการทำความสะอาดสม่ำเสมอ หรือการจัดกิจกรรมส่งเสริมความเป็นระเบียบของออฟฟิศ ด้วยการมอบรางวัล ของที่ระลึก นอกจากจะช่วยให้ออฟิศเป็นระเบียบแล้วยังส่งเสริมกิจกรรมในออฟฟิศด้วย

ทำอย่างไรให้พนักงานรู้สึกสะดวกสบายและยอมรับการใช้ Hot Desk?

-    อธิบายนโยบายอย่างชัดเจน ฟังความคิดเห็นพนักงาน และจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการออกแบบออฟฟิศ อาจจะเป็นการเปิดกิจกรรมแสดงความคิดเห็นโดยที่ไม่เปิดเผยชื่อ เพื่อให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่