มากกว่าแค่โต๊ะทำงาน สร้างพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นด้วย Office Interior แบบ Agile

ในวันที่ภาพของออฟฟิศแบบเดิมๆ เริ่มเปลี่ยนไป หลายองค์กรก็เริ่มตั้งคำถามกับแนวคิด One size fits all ที่ไม่ตอบโจทย์การทำงานแบบไฮบริดหรือรูปแบบที่ยืดหยุ่นอีกต่อไป นี่คือจุดเริ่มต้นของแนวทาง Agile Office Interior และ Activity-Based Working ที่เน้นการจัดพื้นที่ให้เหมาะกับกิจกรรมหลากหลายโดยไม่คิดถึงแค่เรื่องดีไซน์ แต่คือการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ที่ช่วยรีเฟรชบรรยากาศการทำงานให้ทันกับโลก และบทความนี้เราจะพาคุณไปสำรวจวิธีคิดและแนวทางของ Modern Office ที่ “มากกว่าแค่โต๊ะทำงาน” แต่ยืดหยุ่นพอจะเติบโตไปพร้อมกับทีมของคุณได้จริงๆ

Agile Working" หัวใจของการทำงานยุคใหม่

ก่อนจะไปดูเรื่องออฟฟิศ เรามาทำความเข้าใจคำว่า "Agile Working" กันสั้นๆ ก่อนนะคะ Agile Working คือแนวคิดการทำงานที่เน้นความ คล่องตัว ยืดหยุ่น และปรับตัวได้เร็ว หัวใจสำคัญคือการให้อิสระพนักงานในการเลือกวิธี เวลา และ "สถานที่" ที่เหมาะสมที่สุดกับงานที่กำลังทำ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญของการสร้าง Modern Office ที่มีประสิทธิภาพ

รู้จักกับ Agile Office และ Activity-Based Working (ABW)

Agile Office คืออะไร?

Agile Office คือออฟฟิศที่นำหลักการ Agile Working มาใช้ในการออกแบบพื้นที่ โดยเน้นสร้างสภาพแวดล้อมที่ ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนง่าย และส่งเสริมการทำงานร่วมกัน นี่คือรูปแบบหนึ่งของการ ออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ ที่ให้ความสำคัญกับกิจกรรมของพนักงานมากกว่าการยึดติดกับโต๊ะประจำ แทนที่จะมีแต่โต๊ะทำงานเรียงกันไป ออฟฟิศแบบ Agile จะมี Office Interior ที่หลากหลายรูปแบบให้คุณเลือกใช้

Activity-Based Working (ABW) คืออะไร?

ABW เป็นวิธีที่ทำให้ Agile Office เกิดขึ้นได้จริงค่ะ หลักการง่ายๆ คือ คุณจะ ไม่มีโต๊ะทำงานประจำอีกต่อไป แต่คุณสามารถ เลือกพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมกับ "กิจกรรม" ที่คุณกำลังจะทำ ในแต่ละช่วงเวลาได้เลย เช่น

• อยากใช้สมาธิเขียนงานสำคัญ ก็ไปนั่งที่ "โซนเงียบ"
• ต้องประชุมทีมเพื่อระดมสมอง ก็ไปใช้ "พื้นที่สำหรับทีม"
• มีประชุมออนไลน์ ก็เลือกใช้ "ห้องประชุมเล็ก" ที่มีอุปกรณ์พร้อม

ABW ช่วยให้คุณเลือกสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการทำงานของคุณได้ดีที่สุด และยังช่วยให้บริษัทใช้พื้นที่ Office Interior ได้คุ้มค่ามากขึ้นด้วย

ปลดล็อกศักยภาพ: ประเภทของพื้นที่ใน Agile Office แบบ ABW

Agile Office ที่ดี ต้องจัดวางพื้นที่ให้สอดรับกับกิจกรรมที่หลากหลายของคนทำงานจริงๆ ซึ่งก็คือหัวใจของแนวคิดแบบ ABW การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่แบบนี้จึงต้องมีพื้นที่ที่ยืดหยุ่นและตอบโจทย์ทั้งการโฟกัส การทำงานเป็นทีม และการพักผ่อน เพื่อให้ Office Interior กลายเป็นพื้นที่ที่ช่วยปลดล็อกศักยภาพของพนักงานได้

Focus Zones

สำหรับงานที่ต้องการสมาธิค่อนข้างมาก Focus Zones คือโซนที่ตัดสิ่งรบกวนออกไปให้มากที่สุด อาจเป็นมุมเงียบๆ ในออฟฟิศ หรือห้องขนาดเล็กแบบ Phone Booths ที่ให้ความเป็นส่วนตัวสูง เหมาะกับงานเขียน วิเคราะห์ หรือประชุมออนไลน์แบบไม่ถูกรบกวน ถือเป็นฟังก์ชันสำคัญของ Modern Office ที่เข้าใจพฤติกรรมการทำงานยุคใหม่

Collaboration Hubs

Collaboration Hubs นี่คือตรงข้ามกับโซนโฟกัสเลย เพราะนี่คือพื้นที่ที่เปิดกว้างให้คนมาแชร์ไอเดียกันได้แบบเต็มที่ ไม่ว่าจะเป็นเวทีเล็กๆ สำหรับ Pitch งาน หรือมุม Lounge ที่มี Whiteboard กับจอแสดงผลพร้อมใช้งาน Collaboration Hubs คือหัวใจของ Agile Office ที่กระตุ้นให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างลื่นไหลและสนุกขึ้น

Meeting Spaces

การประชุมยังจำเป็นอยู่ แต่ออฟฟิศยุคใหม่ไม่ควรมีแค่ห้องประชุมขนาดใหญ่แบบเดิมๆ การจัด Meeting Spaces ให้หลากหลายตั้งแต่ห้องประชุมเล็กสำหรับคุยกันสองคน ไปจนถึงห้อง Video Conference สำหรับประชุมออนไลน์ ช่วยให้การสื่อสารคล่องตัวขึ้น และยังสะท้อนแนวทางการออกแบบ Office Interior ที่ยืดหยุ่นและคิดจากการใช้งานจริง

Social & Refresh Zones

Social & Refresh Zones คือมุมที่ช่วยให้คนในออฟฟิศได้ผ่อนคลายจากงานตรงหน้า ไม่ว่าจะเป็นโซนกาแฟ มุมพักเบรก หรือพื้นที่นั่งเล่นที่ออกแบบมาเพื่อให้คนได้พูดคุยเรื่องราวในชีวิตและเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างทีมได้ ซึ่งถือเป็นหัวใจหนึ่งของวัฒนธรรมการทำงานแบบ Modern Office ที่ดีเลยทีเดียว

Learning & Development Areas

การเรียนรู้ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในห้องเทรนนิ่งอีกต่อไป พื้นที่ Learning & Development Areas จึงถูกออกแบบให้ยืดหยุ่น เป็นห้องอเนกประสงค์ที่ใช้ได้ทั้งอบรม สัมมนา หรือแม้แต่การนั่งเรียนออนไลน์เงียบๆ พื้นที่เหล่านี้แสดงให้เห็นว่า Modern Office ไม่ได้แค่รองรับงานที่ทำอยู่ แต่ต้องพร้อมสำหรับการเติบโตของคนในทีมด้วยเช่นกัน

องค์ประกอบสำคัญในการออกแบบ Agile Office ที่ดี

Agile Office ต้องมีองค์ประกอบหลายอย่างทำงานร่วมกัน ทั้งเรื่องฟังก์ชัน พื้นที่ และคน เพราะการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ที่ตอบโจทย์จริง ต้องเข้าใจทั้งพฤติกรรมการทำงานและวัฒนธรรมขององค์กร บวกกับการใช้ Office Interior อย่างชาญฉลาดเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่พร้อมให้คนทำงานได้ดีในแบบของตัวเอง

เฟอร์นิเจอร์ที่ยืดหยุ่นและเคลื่อนย้ายได้ (Flexible & Movable Furniture)

Agile คือความยืดหยุ่น เฟอร์นิเจอร์ที่เลือกก็ต้องตอบโจทย์เรื่องความยืดหยุ่นด้วยเช่นกัน เช่น โต๊ะปรับระดับ เก้าอี้มีล้อที่เคลื่อนง่าย ฉากกั้นแบบย้ายได้ หรือโซฟา Modular ที่จัดใหม่ได้ทุกวัน ทั้งหมดนี้ล้วนช่วยให้พื้นที่สามารถเปลี่ยนตามกิจกรรมหรือขนาดทีมได้ทันที นี่คือพื้นฐานของการทำให้ Modern Office ไม่แข็งทื่อเหมือนออฟฟิศแบบเดิม

เทคโนโลยีที่สนับสนุน (Enabling Technology)

เทคโนโลยีคือเบื้องหลังที่ทำให้ทุกอย่างลื่นไหล ตั้งแต่ระบบจองห้องประชุมผ่านแอป ปลั๊กไฟและพอร์ตชาร์จที่มีทุกที่ที่นั่งทำงาน ไปจนถึงอุปกรณ์ Video Conference ที่พร้อมเชื่อมต่อได้ทันทีเมื่อมีประชุม เทคโนโลยีเหล่านี้คือส่วนสำคัญของการออกแบบ Office Interior ให้รองรับการทำงานแบบไฮบริด

การออกแบบสภาพแวดล้อม (Environmental Design)

การออกแบบสภาพแวดล้อมก็สำคัญ เช่น โซนโฟกัสควรใช้สีโทนเย็น วัสดุดูดเสียง และใช้แสงธรรมชาติ ส่วนโซน Collaboration อาจใช้สีสดๆ ที่กระตุ้นไอเดีย พร้อมแสงสว่างและวัสดุที่ให้พลังงานบวก การเข้าใจอารมณ์ที่พื้นที่แต่ละแบบควรสื่อ คือหัวใจของการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ที่คนอยู่แล้วรู้สึกดีและทำงานได้จริง

วัฒนธรรมองค์กรและการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Company Culture & Change Management)

ท้ายที่สุดแล้ว ต่อให้ดีไซน์และเทคโนโลยีจะพร้อมแค่ไหน ถ้าพนักงานยังไม่เข้าใจหรือไม่พร้อมเปลี่ยน Agile Office ก็จะเป็นแค่คอนเซ็ปต์เฉยๆ ดังนั้น การสร้างวัฒนธรรมที่เปิดรับการทำงานแบบ ABW การสื่อสารแนวคิดให้ชัดเจน การมีข้อตกลงร่วมในการใช้พื้นที่ รวมถึงการที่ผู้บริหารนำการเปลี่ยนแปลงด้วยตัวเอง คือปัจจัยที่ทำให้ Modern Office ไม่ใช่แค่เปลี่ยนออฟฟิศ แต่เปลี่ยนวิธีคิดของทั้งองค์กรไปพร้อมกัน

ประโยชน์ที่ได้รับจากการสร้างพื้นที่ทำงานแบบ Agile

Agile Office ไม่ได้แค่เปลี่ยนหน้าตาออฟฟิศให้ดูโมเดิร์นมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังส่งผลลึกถึงวิธีการทำงาน วัฒนธรรมในองค์กร ไปจนถึงความรู้สึกของคนทำงานในแต่ละวัน การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ด้วยแนวคิดแบบนี้จึงถือเป็นการลงทุนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในระดับบุคคลและระดับองค์กร เรามาดูกันว่าประโยชน์ที่ได้รับจากการสร้างพื้นที่ทำงานแบบ Agile มีอะไรบ้าง

เพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพ (Increased Efficiency & Productivity)

เมื่อพนักงานมีอิสระในการเลือกพื้นที่ที่ตรงกับรูปแบบงานที่กำลังทำ ผลลัพธ์ที่ได้คือการทำงานที่มีสมาธิมากขึ้น ตัดสิ่งรบกวนออกไปได้จริง และสร้าง Productivity ที่มาจากความเหมาะสม ไม่ใช่จากการบังคับกัน

ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและนวัตกรรม (Enhanced Collaboration & Innovation)

พื้นที่ที่เปิดให้เจอกันได้ง่าย ไม่ต้องนัดเป็นทางการ ไม่ต้องจองห้องประชุมอย่างเร่งรีบ ได้กลายเป็นจุดเริ่มต้นของการแชร์ไอเดียดีๆ ที่อาจไม่ได้เกิดขึ้นในห้องประชุมแบบเดิม การออกแบบ Office Interior ให้มีมุมที่ชวนคุยแบบสบายๆ จึงช่วยกระตุ้นการคิดสร้างสรรค์และดูเป็นทีมเวิร์กมากกว่า

เพิ่มความพึงพอใจและความผูกพันของพนักงาน (Improved Employee Satisfaction & Engagement)

การได้เลือกที่นั่งที่ชอบและมีสภาพแวดล้อมที่รู้สึกดีในทุกวัน ช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตัวเองมีสิทธิ์ในการจัดการวันทำงานของตัวเองมากขึ้น นั่นแปลว่าความเครียดลดลง ความสุขเพิ่มขึ้น และความรู้สึกผูกพันกับที่ทำงานก็มีมากกว่าออฟฟิศที่ต้องนั่งโต๊ะเดิมๆ ทุกวัน

เพิ่มความสามารถในการปรับตัวขององค์กร (Greater Organizational Agility)

ยุคนี้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเร็วมาก Agile Office ที่วางระบบมาให้ยืดหยุ่นอยู่แล้วจึงปรับตามได้ทัน ไม่ว่าจะต้องขยายทีม ลดทีม หรือสลับรูปแบบการทำงานไปเป็น Hybrid หรือ Remote การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่จึงควรคำนึงถึงอนาคตตั้งแต่แรก ไม่ใช่แค่แก้ปัญหาเฉพาะหน้า

การใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ (Optimized Space Utilization)

ABW ช่วยให้พื้นที่ถูกใช้ตามกิจกรรมจริงๆ เช่น โต๊ะ Hot Desk มุมประชุมย่อย หรือโซนพักผ่อนที่กลายเป็นพื้นที่แชร์ไอเดียไปในตัว ซึ่งนอกจากจะประหยัดพื้นที่และต้นทุนในระยะยาวแล้ว ยังสะท้อนแนวคิดของ Modern Office ที่ให้ความสำคัญกับการใช้ทรัพยากรอย่างชาญฉลาดด้วย

สรุป

การออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ด้วยแนวคิด Agile และ ABW ไม่ใช่แค่การจัดวางเฟอร์นิเจอร์ให้ดูทันสมัย แต่คือการสร้างระบบนิเวศการทำงานที่ยืดหยุ่น เปิดกว้าง และตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ของพนักงานในยุคที่การทำงานไม่ถูกจำกัดอยู่แค่ที่เดิม มันคือการลงทุนใน Office Interior ที่วางกลยุทธ์มาอย่างตั้งใจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เสริมสร้างการมีส่วนร่วม และยกระดับวัฒนธรรมองค์กรให้พร้อมปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง นี่คือเวลาที่องค์กรควรเริ่มมองหาแนวทางใหม่ เพื่อเตรียมพร้อมรับอนาคตที่เปลี่ยนไปอยู่ตลอดเวลา

FAQ

การใช้ Activity-Based Working หมายความว่าพนักงานจะไม่มีพื้นที่ส่วนตัวเลยใช่หรือไม่?

• ไม่เสมอไป ถึงจะไม่มีโต๊ะประจำแต่พนักงานยังมีล็อกเกอร์หรือพื้นที่ส่วนตัวไว้เก็บของใช้ส่วนตัวได้เสมอ และในการออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ก็จะมีโซนที่เน้นความเป็นส่วนตัวสำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูงด้วย

การออกแบบ Office แบบ Agile มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าแบบเดิมหรือไม่?

• ต้นทุนเริ่มต้นอาจสูงกว่าการจัดออฟฟิศแบบเดิม เพราะต้องเลือกเฟอร์นิเจอร์และเทคโนโลยีที่ยืดหยุ่น แต่ในระยะยาวถือว่าคุ้ม เพราะใช้พื้นที่ได้คุ้มค่ากว่า และช่วยลดปัญหาพนักงานลาออกหรือไม่มี Engagement ได้

ต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าพนักงานจะปรับตัวเข้ากับระบบ Activity-Based Working?

• การปรับตัวขึ้นอยู่กับการสื่อสารภายในและวัฒนธรรมองค์กรเป็นหลักค่ะ ถ้ามีการอธิบายที่ชัดเจน เปิดโอกาสให้ทดลองใช้ และรับฟังเสียงของพนักงานจริงๆ ก็จะช่วยให้ทุกคนค่อยๆ ปรับตัวเข้ากับ Modern Office แบบใหม่ได้ไม่ยากเลย