จัดพื้นที่ทำงานอย่างไรให้ สบายตา สบายใจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ทุกวันนี้ การทำงานจะเน้นเทคโนโลยีเป็นหลัก ทำให้พนักงานเมื่อทำงานนาน ๆ นอกจากร่างกายอ่อนล้าแล้ว สิ่งที่ตามมา คือ อาการปวดตา ตาพร่ามัว และลามไปถึงสมอง ปวดหัวบ่อย พอนานวัน ก็จะเกิดความเครียดสะสมได้ งานที่เคยทำแล้ว คุณภาพสูงก็จะลดลง ดังนั้น Modern Office จำเป็นต้องจัดสภาพแวดล้อม ให้เหมาะต่อการทำงานที่ใช้สายตาตลอดวัน แล้วจะจัดอย่างไรนั้น ในบทความนี้ มีคำตอบ

สร้างสมดุลกายใจหลักจัดพื้นที่ทำงานและออกแบบออฟฟิศ ด้วย Ergonomics

หลักจัดพื้นที่ทำงานให้พนักงานทำงานแล้วสบายตัวสบายตาที่สุด ต้องเริ่มต้นปรับสมดุลร่างกายและจิตใจ ซึ่งการออกแบบออฟฟิศแบบนี้ ก็ไม่ใช่จะเริ่มอย่างไรก็ได้ มีหลักการ โดยมี 2 ข้อที่น่าสนใจ ดังนี้

1. หลักการยศาสตร์ (Ergonomics) 

เป็นศาสตร์ที่อ่านแล้ว ไม่น่าเกี่ยวกับการออกแบบออฟฟิศให้เหมาะสมกับการทำงาน แต่หลักดังกล่าว คือ ศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบงาน สภาพแวดล้อม และอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับสรีระ ร่างกาย และพฤติกรรมของพนักงานโดยเฉพาะ เพื่อให้เกิดความสะดวกสบาย ลดความเสี่ยงในการบาดเจ็บ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งการจัดพื้นที่ทำงานตามหลักการยศาสตร์ที่เห็นได้ชัดเจน เช่น

• การเลือกเก้าอี้ทำงานที่ปรับระดับความสูงได้ ให้พนักงานปรับระดับเก้าอี้นั่งทำงานได้สบายตัวมากขึ้น
• ตำแหน่งการวางจอคอมพิวเตอร์ให้ความสูงอยู่ระดับเดียวกับสายตา ลดการเกร็งคอก้มหรือเงยมองจอ
• ความสว่างของห้องทำงาน ต้องพอดี ไม่มืดเกินไป หรือสว่างจ้าเลย เป็นต้น

2. การเลือกและปรับเฟอร์นิเจอร์

ที่กล่าวไปหลักยศาสตร์ก็มีความเกี่ยวข้องกับเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ ในการทำงาน เพื่อการทำออฟฟิศให้เป็น Modern Office ที่ดีที่สุด แต่การเลือกเฟอร์นิเจอร์ จะเลือกอย่างไร ให้เหมาะสมต่อการทำงาน ในหัวข้อนี้ ยกตัวอย่างเฟอร์นิเจอร์หลัก ๆ ที่ทุกออฟฟิศต้องมี มาบอกต่อดังนี้

• โต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบไหน ทรงกลม ทรงเหลี่ยม ทรงยาว จะเน้นที่ความสูงที่เหมาะสมกับท่านั่งของพนักงานมากที่สุด ถ้าพนักงานมีความสูงต่างกัน ควรเลือกที่เป็นมาตรฐานหรือปรับระดับได้
• เก้าอี้นั่งทำกิจกรรม ในการจัดพื้นที่ทำงาน ถ้าพื้นที่น้อย เลือกที่กะทัดรัด แต่มีที่วางแขนและปรับระดับได้ เพื่อให้การใช้งานสะดวก และเหมาะสมกับสรีระของพนักงานแต่ละคนมากที่สุด
• จอคอมพิวเตอร์ จอนำเสนองานต่าง ๆ ถ้าเป็น Modern Office จะต้องมีระยะห่างและระดับความสูงของจอให้เหมาะสม เป็นระยะที่ปลอดภัยตามหลักสุขภาพ
• อุปกรณ์เสริมอื่น ๆ ต้องพร้อมบริการ เช่น ที่วางเท้า แผ่นรองข้อมือ ซึ่งแต่ละ Modern Office มีอุปกรณ์เสริมต่างกันตามบริบทของการทำงาน ควรสำรวจความต้องการในองค์กรก่อนปรับเปลี่ยน
• จัดวางตำแหน่งของอุปกรณ์ที่ใช้บ่อย ออกแบบออฟฟิศ ให้อุปกรณ์เหล่านั้น อยู่ในพื้นที่ที่เห็นและหยิบใช้งานง่าย จะดีและเอื้อประโยชน์ต่อการทำงานที่สุด

เติมพลังด้วยแสงและบรรยากาศ จัดพื้นที่ทำงานและออกแบบออฟฟิศสไตล์ Modern Office ให้สบายตาสบายใจ

เคล็ดลับหนึ่งที่ช่วยให้การออกแบบออฟฟิศแบบ Modern Office ออกมาสมบูรณ์แบบที่สุด ที่ไม่มีใครมาแนะนำ และหลายองค์กรมองข้ามกันมากที่สุด มี 2 ประเด็นด้วยกัน ดังนี้

1. แสงสว่างสำคัญมาก

ทุกการทำงาน ถ้าแสงสว่างไม่พอ พนักงานก็จะใช้สายตาอย่างหนัก ทำให้ตาล้าเร็ว มีโอกาสที่จอประสาทตาเสื่อม ผลเสียต่อสุขภาพมากมาย ดังนั้นออกแบบออฟฟิศต้องมีแสงสว่างที่เพียงพอ แล้วแสงที่กล่าวไป ไม่ใช่จะเป็นแสงแบบไหนก็ได้ เน้นแสงจากธรรมชาติ เพราะสายตาที่สุด ให้เลือก จัดพื้นที่ทำงาน ใกล้หน้าต่าง แล้วใช้ม่านควบคุมระดับแสงได้จะดีมาก แต่ถ้าพื้นที่ในออฟฟิศไม่อำนวย ใช้แสงประดิษฐ์ได้เช่นกัน อาจจะเป็น

• Task Light ไฟเฉพาะจุด
• Ambient Light ไฟสร้างบรรยากาศ
• Cool vs Warm อุณหภูมิสีของแสง

2. สร้างบรรยากาศผ่อนคลาย

ออกแบบออฟฟิศ การสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย สบายตา สบายอารมณ์ ไม่เพียงแค่จัดแสงและเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสมเท่านั้น ยังมีอีก 3 สิ่งที่ทำให้การ จัดพื้นที่ทำงาน น่าอยู่มากขึ้น ดังนี้

• สีสันพื้นที่ทำงาน ควรเลือกสีที่มีผลต่ออารมณ์และความคิดสร้างสรรค์
• ธรรมชาติบำบัด นำต้นไม้มาตกแต่งเพื่อเพิ่มความสดชื่น ลดความเครียด
• ของส่วนตัวที่ชอบ มาเป็นกำลังใจ ตกแต่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ในมุมทำงาน

จัดระเบียบสู่ประสิทธิภาพ  เทคนิคจัดพื้นที่ทำงานและออกแบบออฟฟิศสู่ Modern Office ที่โล่ง โปร่ง สมองแล่น

แต่ที่สุดของการจัดพื้นที่ทำงาน สู่ Modern Office ที่โล่ง โปร่ง สมองแล่น และสุขภาพร่างกายไม่ทรุดโทรมนั่น การจัดระเบียบพื้นที่สำคัญมาก ๆ ช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานดี ผลงานก็มีคุณภาพสูงมาตามนั่นเอง แล้วจะเคลียร์พื้นที่ทำงานให้ไม่รกอย่างไร มีคำแนะนำดังนี้

1. เคลียร์โต๊ะทำงาน ก็ช่วยเคลียร์สมองที่รก ให้มีไอเดียใหม่ ๆ อาจจะใช้หลัก 5 ส หรือเทคนิค KonMari ในการคัดแยกและจัดเก็บก็ได้ แต่ถ้าง่าย ๆ เลย คือ สิ่งไหน ไม่จำเป็นเอาออกให้ได้มากที่สุด
2. ระบบจัดเก็บ สิ่งของทุกอย่างจัดวางตามตำแหน่ง ใส่ในกล่อง ลิ้นชัก ให้เรียบร้อย แม้แต่ไฟล์งาน แยกโฟลเดอร์ให้ชัดเจน แค่ทุกอย่างมีระเบียบ สมองก็ทำงานเป็นระบบได้
3. จัดการสายไฟ อุปกรณ์ช่วยเก็บสายไฟเพื่อความเรียบร้อยและปลอดภัย เพราะการจัดพื้นที่ทำงานมีแต่สายไฟระโยงระย้าเต็มไปหมด จะรบกวนสมาธิในการทำงานได้นั่นเอง

เทคโนโลยีและความยืดหยุ่น จัดพื้นที่ทำงานและออกแบบออฟฟิศสำหรับ Modern Office แห่งอนาคต

หัวใจของการจัดพื้นที่ทำงานและออกแบบออฟฟิศสำหรับ Modern Office ทุกวันนี้ ในยุคที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในทุกหน้าที่ ทุกองค์กร ก็ควรนำเทคโนโลยีมาใช้งาน แล้วจะใช้อย่างไร ให้สายตาดี ทำงานไม่ล้า มีคำแนะนำดังนี้

ผสานเทคโนโลยี

• การเลือกใช้ Gadget ที่ส่งเสริมการทำงาน เช่น จอเสริม, หูฟังตัดเสียงรบกวน
• การจัดพื้นที่สำหรับชาร์จอุปกรณ์ต่างๆ อย่างเป็นระเบียบ

• การออกแบบพื้นที่ที่รองรับการทำงานหลากหลายรูปแบบ นั่ง, ยืน, หรือแม้แต่พื้นที่พักผ่อนสั้น ๆ
• เฟอร์นิเจอร์ที่ปรับเปลี่ยนหรือเคลื่อนย้ายได้

สรุป

ทุกองค์กร ลงทุนกับสินค้าได้ แต่ไม่ควรมองข้ามการลงทุนกับพนักงานที่เป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญ ทำให้องค์กรก้าวหน้าได้ โดยการออกแบบออฟฟิศ Modern Office ไม่เพียงแค่ทำให้งานมีคุณภาพ แต่ดีต่อสุขภาพของพนักงานในระยะยาว ลดความเมื่อยล้า เพิ่มสมาธิ ความสุขในการทำงาน และเพิ่ม Productivity  แค่นี้ องค์กรมีพนักงานคุณภาพดี องค์กร ย่อมไม่ถอยหลังแน่นอน จึงเป็นอีกการลงทุนที่คุ้มค่ามาก ๆ

FAQ 

1. หากมีงบประมาณจำกัด ควรเริ่มต้น จัดพื้นที่ทำงาน อย่างไร

• Modern Office เริ่มจากการจัดระเบียบสิ่งของที่มีอยู่ ทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็น ทำความสะอาด และปรับการจัดวางเฟอร์นิเจอร์ตามหลัก Ergonomics เท่าที่ทำได้ การใช้แสงธรรมชาติให้เป็นประโยชน์ และเพิ่มต้นไม้เล็กๆ ก็ช่วยได้มากโดยไม่ต้องใช้งบสูง

2. การ ออกแบบออฟฟิศ ให้เหมาะกับคนหลาย ๆ คนที่มีความต้องการต่างกัน ควรทำอย่างไร

• ควรเน้นการออกแบบออฟฟิศที่ยืดหยุ่น มีพื้นที่ส่วนกลางที่หลากหลาย เช่น โซนเงียบสำหรับใช้สมาธิ โซนทำงานร่วมกัน และมีเฟอร์นิเจอร์ที่ปรับระดับได้ เพื่อให้แต่ละคนปรับให้เข้ากับสรีระและความต้องการของตนเองได้มากที่สุด

3. แสงแบบไหนดีที่สุดสำหรับการทำงานใน Modern Office

• การผสมผสานแสงธรรมชาติให้มากที่สุด ร่วมกับแสงไฟประดิษฐ์ที่เหมาะสม คือ คำตอบที่ดีที่สุด ควรมีทั้งแสงสว่างทั่วไป (Ambient) และแสงเฉพาะจุด (Task) ที่โต๊ะทำงาน ควรเลือกหลอดไฟที่ไม่ทำให้ปวดตา และมีอุณหภูมิสีที่สบายตา

4. ควรดูแลรักษาและทบทวนการ จัดพื้นที่ทำงาน บ่อยแค่ไหน

• Modern Office ควรจัดระเบียบเล็ก ๆ น้อย ๆ ทุกวันหรือทุกสัปดาห์ และทบทวนการจัดวางหรือความเหมาะสมโดยรวมทุก 6 เดือน ถึง 1 ปี หรือเมื่อรู้สึกว่าพื้นที่ปัจจุบันไม่ตอบโจทย์การทำงานหรือทำให้รู้สึกไม่สบายตัว เพื่อให้พื้นที่ทำงานยังคงส่งเสริมประสิทธิภาพและความสุขอยู่เสมอ