พลิกโฉมออฟฟิศสู่ Modern Office ด้วยเฟอร์นิเจอร์ที่รองรับ ABW

ภาพออฟฟิศที่คุ้นตาในใจหลายคนยังคงเป็นแบบนี้ โต๊ะทำงานส่วนตัวเรียงกันเป็นแถว พาร์ติชันสูงกั้นเป็นช่อง ชื่อป้ายติดโต๊ะทุกตัว ไฟสว่างจ้าแต่เย็นชา พนักงานนั่งที่เดิม 8-10 ชั่วโมงแม้บางวันจะต้องประชุมหรือคิดงานคนเดียว ออฟฟิศแบบนี้เคยได้ผล แต่เมื่อการทำงานเปลี่ยนเป็นไฮบริด พนักงานมาแค่ 3-4 วันต่อสัปดาห์ โต๊ะครึ่งหนึ่งจึงว่างเปล่า สูญเสียทั้งพื้นที่และพลังงาน นี่คือสัญญาณชัดเจนว่า “ออฟฟิศแบบเดิมไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป” ทางออกที่กำลังมาแรงที่สุดคือการพลิกโฉมสู่ Modern Office ด้วยหลักการ Activity-Based Working (ABW) ที่ให้พนักงานเลือกพื้นที่ทำงานตาม “กิจกรรม” ที่ทำอยู่ขณะนั้น และหัวใจสำคัญที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นจริงได้อย่างรวดเร็วก็คือ “เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน” ชิ้นต่อชิ้นที่เราจะพูดถึงต่อไปนี้

ความหมายของ Activity-Based Working ในบริบทของ Modern Office

ก่อนที่จะไปถึงขั้นตอนการเลือกซื้อของตกแต่ง เราต้องปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์เกี่ยวกับพื้นที่ทำงานเสียก่อน หัวใจสำคัญของ Activity-Based Working หรือ ABW คือการมอบอิสระและอำนาจในการตัดสินใจให้กับพนักงานในการเลือกพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมที่สุดกับกิจกรรมที่พวกเขากำลังจะทำในช่วงเวลานั้นๆ แนวคิดนี้เชื่อว่างานแต่ละประเภทต้องการสภาพแวดล้อมที่ไม่เหมือนกัน การนั่งทำงานเอกสารอาจต้องการความเงียบสงบ ในขณะที่การระดมสมองหาไอเดียใหม่ๆ ต้องการพื้นที่เปิดโล่งและบรรยากาศที่ผ่อนคลาย ดังนั้นปรัชญาการ ออกแบบออฟฟิศ สำนักงาน ในปัจจุบัน จึงเปลี่ยนจากการยึดติดกับที่นั่งประจำตัว (Assigned Seating) มาเป็นการสร้างพื้นที่ส่วนกลางที่หลากหลาย (Shared Spaces) เพื่อรองรับฟังก์ชันที่แตกต่างกัน การเปลี่ยนแปลงนี้จะสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อมีการลงทุนใน เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับความยืดหยุ่นและการเคลื่อนย้าย ซึ่งเป็นกลไกสำคัญที่จะขับเคลื่อนวัฒนธรรมองค์กรไปสู่ความทันสมัยและคล่องตัว

พลิกโฉมโซนทำงานและประชุมด้วยเฟอร์นิเจอร์สำนักงานรูปแบบใหม่

การเปลี่ยนแปลงที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดในการเปลี่ยนผ่านสู่ modern office คือการจัดการกับพื้นที่ทำงานส่วนบุคคล จากเดิมที่ออฟฟิศเต็มไปด้วยโต๊ะทำงานส่วนตัวที่ทุกคนต้องมีคนละหนึ่งตัว แม้ว่าเจ้าของโต๊ะจะไม่อยู่ก็ตาม ซึ่งทำให้เกิด Dead Space หรือพื้นที่เสียเปล่าจำนวนมาก การพลิกโฉมใหม่จะเริ่มต้นด้วยการนำระบบ Hot Desks หรือโต๊ะทำงานส่วนกลางเข้ามาแทนที่ โดยเลือกใช้โต๊ะที่มีดีไซน์ทันสมัย รองรับการเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่างๆ ได้ง่าย และใครก็สามารถหมุนเวียนเข้ามาใช้งานได้ เมื่อไม่มีลิ้นชักส่วนตัวที่โต๊ะ สิ่งที่ต้องเข้ามาเสริมคือ Personal Lockers หรือตู้ล็อกเกอร์เก็บของส่วนตัวที่มีดีไซน์สวยงาม กลมกลืนไปกับการตกแต่ง เพื่อให้พนักงานมีพื้นที่เก็บสัมภาระอย่างปลอดภัย นอกจากนี้ เพื่อแก้ปัญหาเรื่องเสียงรบกวนในพื้นที่เปิด การติดตั้ง Focus Pods หรือ Phone Booths ตู้ทำงานเก็บเสียงสำหรับคนเดียว จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานที่ต้องการสมาธิสูงสุดหรือการคุยโทรศัพท์ที่เป็นความลับ ซึ่งเป็นการใช้พื้นที่แนวตั้งให้เกิดประโยชน์สูงสุดแทนการกั้นห้องถาวร

ในส่วนของพื้นที่ประชุม ภาพจำของห้องประชุมขนาดใหญ่ที่มีโต๊ะยาวตัวยักษ์ตั้งตระหง่านและเก้าอี้หนังตัวใหญ่มักจะถูกใช้งานไม่คุ้มค่าและสร้างบรรยากาศที่เคร่งเครียดเกินจำเป็น การ ออกแบบออฟฟิศ สำนักงาน ยุคใหม่จะเปลี่ยนรูปแบบไปสู่การเป็น Collaboration Hubs หรือศูนย์กลางการทำงานร่วมกัน โดยเปลี่ยนจากห้องใหญ่ห้องเดียวเป็น Huddle Rooms หรือห้องประชุมขนาดเล็กสำหรับ 2-4 คน จำนวนหลายห้อง เพื่อรองรับการประชุมด่วนและการปรึกษาหารือที่รวดเร็ว นอกจากนี้ ยังมีการสร้าง Open Collaboration Areas หรือพื้นที่เปิดโล่งที่ใช้โซฟาโมดูลาร์ โต๊ะกลาง และไวท์บอร์ดเคลื่อนที่ เพื่อรองรับการระดมสมองอย่างไม่เป็นทางการ ซึ่งช่วยทลายกำแพงความเกร็งและกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้ดีกว่า หรือการเลือกใช้ Project Tables โต๊ะทรงสูงแบบยืนคุย สำหรับทีมที่ต้องการอัปเดตงานสั้นๆ (Stand-up Meeting) ก็เป็นอีกหนึ่งตัวอย่างของการใช้ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เพื่อปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการประชุมให้กระชับและฉับไวขึ้น

เปลี่ยนพื้นที่ว่างให้เป็นโซนพักผ่อนและสร้างสรรค์

อีกหนึ่งมิติที่สำคัญของการสร้าง modern office คือการให้ความสำคัญกับความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน หรือ Well-being จากเดิมที่พื้นที่พักผ่อนมักจะเป็นเพียงมุมอับของออฟฟิศ หรือทางเดินที่เสียพื้นที่ไปโดยเปล่าประโยชน์ การออกแบบใหม่จะมุ่งเน้นการเปลี่ยนพื้นที่เหล่านี้ให้กลายเป็น Social & Wellness Zones ที่มีชีวิตชีวา การเลือกใช้ Lounge Seating ชุดอาร์มแชร์และโซฟานุ่มๆ ที่นั่งสบายเหมือนร้านกาแฟ มาจัดวางในมุมที่มีแสงธรรมชาติเข้าถึง จะช่วยเปลี่ยนบรรยากาศให้ออฟฟิศดูผ่อนคลายและน่าอยู่ขึ้น เป็นพื้นที่ที่พนักงานสามารถมานั่งทำงานเปลี่ยนบรรยากาศหรือพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ การยกระดับพื้นที่ครัวหรือ Pantry ให้กลายเป็น Cafeteria Area ด้วยชุดโต๊ะเก้าอี้สไตล์คาเฟ่ จะช่วยดึงดูดให้พนักงานมาใช้เวลาร่วมกัน สร้างปฏิสัมพันธ์และวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง รวมถึงการจัด Quiet Corner มุมสงบที่มีเก้าอี้เอนนอนหรือเบาะนุ่มๆ สำหรับการพักสายตาหรืออ่านหนังสือ ก็เป็นการแสดงออกถึงความใส่ใจที่องค์กรมีต่อสุขภาพจิตของพนักงานผ่านการเลือกสรรเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสม

คำถามที่พบบ่อย

การเปลี่ยนเป็น Hot Desk จะทำให้พนักงานรู้สึกไม่มีความเป็นส่วนตัวหรือไม่? 

ปัญหานี้แก้ไขได้ด้วยการออกแบบโซน แบ่งพื้นที่ให้ชัดเจนระหว่างโซนที่ใช้เสียงได้กับโซนเงียบ (Quiet Zone) และที่สำคัญต้องมี "ล็อกเกอร์ส่วนตัว" ให้พนักงานเก็บของ รวมถึงมี Focus Pods สำหรับเวลาที่ต้องการความเป็นส่วนตัวจริงๆ การสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงประโยชน์ของความยืดหยุ่นก็เป็นเรื่องสำคัญ

เฟอร์นิเจอร์สำนักงานแบบ ABW มีราคาสูงกว่าเฟอร์นิเจอร์ทั่วไปมากไหม? 

อาจมีการลงทุนเริ่มต้นที่สูงกว่าการซื้อโต๊ะเก้าอี้ธรรมดา แต่ในระยะยาวจะคุ้มค่ากว่ามาก เพราะช่วยประหยัดพื้นที่ใช้สอย (Space Optimization) ทำให้ไม่ต้องเช่าพื้นที่ขนาดใหญ่เกินความจำเป็น และเฟอร์นิเจอร์แบบโมดูลาร์ยังสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ตามการใช้งาน ไม่ต้องซื้อใหม่บ่อยๆ เมื่อมีการปรับโครงสร้างทีม

สรุป

การพลิกโฉมออฟฟิศสู่การเป็น modern office ที่สมบูรณ์แบบนั้น ไม่ใช่เพียงแค่การตามกระแสความนิยม แต่เป็นกระบวนการคิดเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการเปลี่ยนสภาพแวดล้อมจากการ บังคับ รูปแบบการทำงาน ไปสู่พื้นที่ที่ ให้อิสระ และ ส่งเสริม ศักยภาพของมนุษย์ การนำหลักการ Activity-Based Working (ABW) มาปรับใช้ผ่านการเลือกสรร เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ที่ตอบโจทย์ ไม่ว่าจะเป็น Hot Desk, Focus Pod, หรือชุดโซฟาพักผ่อน ล้วนเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะเฟอร์นิเจอร์เหล่านี้ไม่ได้ทำหน้าที่เพียงแค่เป็นที่รองรับร่างกาย แต่ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบใหม่ ที่ซึ่งประสิทธิภาพ ความคิดสร้างสรรค์ และความสุขในการทำงาน สามารถเกิดขึ้นได้พร้อมกันในทุกตารางนิ้วของออฟฟิศ