ออกแบบออฟฟิศสํานักงานแบบ Hybrid Work Space ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง?
เจาะลึก 4 ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงในการออกแบบออฟฟิศ สํานักงานสำหรับ Hybrid Work ตั้งแต่ความยืดหยุ่น, เทคโนโลยี, ไปจนถึงการเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่เหมาะสม
การทำงานในรูปแบบไฮบริด (Hybrid Work) ได้กลายเป็นมาตรฐานใหม่ที่เปลี่ยนแปลงบทบาทของออฟฟิศไปอย่างสิ้นเชิง จากเดิมที่เป็น "สถานที่ที่ต้องมาทำงาน" ได้ถูกเปลี่ยนนิยามใหม่ให้กลายเป็น "จุดหมายที่เลือกมาเพื่อทำงานร่วมกัน" (Destination for Collaboration) ซึ่งโจทย์สำคัญนี้ทำให้การ ออกแบบออฟฟิศ แบบเดิมๆ ที่เน้นเพียงโต๊ะทำงานประจำไม่สามารถตอบสนองได้อีกต่อไป องค์กรจึงต้องคิดใหม่และออกแบบพื้นที่ให้สอดคล้องกับพฤติกรรมและความคาดหวังที่เปลี่ยนไป บทความนี้จะสรุป 4 ปัจจัยสำคัญที่ต้องคำนึงถึงในการ ออกแบบออฟฟิศ สํานักงาน ให้รองรับการทำงานแบบไฮบริดได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน
4 ปัจจัยสำคัญในการออกแบบ Hybrid Work Space
การสร้างพื้นที่ทำงานแบบไฮบริดที่ประสบความสำเร็จต้องอาศัยการวางแผนที่รอบคอบ โดยมี 4 องค์ประกอบหลักที่ต้องพิจารณาอย่างสมดุล
1. ความยืดหยุ่นและการมีทางเลือก
แนวคิด "One-size-fits-all" ใช้ไม่ได้อีกต่อไป ออฟฟิศยุคใหม่ต้องเปลี่ยนสู่ "Activity-Based Working" (ABW) คือการมีพื้นที่หลากหลายรูปแบบให้พนักงานสามารถเลือกใช้ได้ตามประเภทของกิจกรรมที่ทำ ซึ่งเป็นการให้อิสระและความไว้วางใจแก่พนักงาน การจัดโซน (Zoning) จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
- โซนทำงานร่วมกัน (Collaboration Hub): พื้นที่เปิดโล่งสำหรับระดมสมอง ประชุมทีม และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
- โซนทำงานเงียบ (Focus Zone): มุมสงบหรือ Work Pods สำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูง ปราศจากสิ่งรบกวน
- โซนเชื่อมต่อ (Connect Zone): ห้องประชุมขนาดเล็กที่ติดตั้งเทคโนโลยีครบครันสำหรับ Hybrid Meeting
- โซนพักผ่อน (Social Zone): พื้นที่ส่วนกลางบรรยากาศสบายๆ สำหรับสร้างความสัมพันธ์และวัฒนธรรมองค์กร
บทบาทของ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ในข้อนี้คือหัวใจสำคัญ ต้องเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ที่เคลื่อนย้ายง่าย (Mobile), สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ (Modular), และใช้งานได้หลากหลาย (Multi-functional) เพื่อรองรับการปรับเปลี่ยนผังและการใช้งานที่ยืดหยุ่นในแต่ละโซน
2. เทคโนโลยีที่เชื่อมต่ออย่างเท่าเทียม
ความท้าทายที่สำคัญที่สุดของ Hybrid Work คือการลดช่องว่างและความเหลื่อมล้ำระหว่างพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศ (In-Office) และพนักงานที่ทำงานทางไกล (Remote) เทคโนโลยีจึงต้องถูกออกแบบมาเพื่อสร้างประสบการณ์ที่เท่าเทียม (Experience Parity)
- ห้องประชุมอัจฉริยะ (Smart Meeting Rooms): ต้องลงทุนกับอุปกรณ์วิดีโอคอนเฟอเรนซ์คุณภาพสูง ทั้งกล้องที่จับภาพได้ทั่วถึง, ไมโครโฟนที่ตัดเสียงรบกวน, และจอขนาดใหญ่ เพื่อให้ทุกคนรู้สึกเหมือนกำลังนั่งประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน
- ระบบจองพื้นที่ (Booking System): การมีแอปพลิเคชันสำหรับจองโต๊ะทำงาน (Hot Desk) และห้องประชุมล่วงหน้า เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อลดความไม่แน่นอนและความยุ่งยากในการเข้าออฟฟิศของพนักงาน
- การเชื่อมต่อที่ทั่วถึง: ต้องมั่นใจว่ามีปลั๊กไฟ, พอร์ต USB, และสัญญาณ Wi-Fi ความเร็วสูงที่ครอบคลุมทุกพื้นที่ ไม่ว่าจะเป็นโซฟาในโซนพักผ่อนหรือโต๊ะสูงในมุม Collaboration พนักงานต้องสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ในออฟฟิศ
3. ประสบการณ์และสุขภาวะของพนักงาน
ออฟฟิศต้องแข่งขันกับการทำงานจากที่บ้าน ดังนั้นจึงต้องเป็นสถานที่ที่น่าดึงดูดและมอบประสบการณ์ที่ดีกว่า
- การออกแบบที่เน้นธรรมชาติ (Biophilic Design): การนำต้นไม้, แสงธรรมชาติ, และวัสดุจากธรรมชาติอย่างไม้และหินเข้ามาใช้ในการ ออกแบบออฟฟิศ จะช่วยลดความเครียด สร้างความผ่อนคลาย และเพิ่มความคิดสร้างสรรค์
- ดีไซน์ที่อบอุ่นเหมือนบ้าน (Resimercial Design): เป็นการผสมผสานระหว่างดีไซน์ของบ้าน (Residential) และออฟฟิศ (Commercial) โดยเลือกใช้ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ที่ให้ความรู้สึกสบายเหมือนอยู่บ้าน เช่น โซฟาผ้า, อาร์มแชร์, พรม, และแสงไฟสีวอร์มไลท์
- สิ่งอำนวยความสะดวก (Amenities): สิ่งเล็กๆ น้อยๆ สามารถสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ได้ เช่น มุมกาแฟคุณภาพดี, พื้นที่พักผ่อนที่สะดวกสบาย, ห้องสำหรับงีบหลับ (Nap Room) หรือแม้แต่เก้าอี้นวด สิ่งเหล่านี้กลายเป็นแม่เหล็กสำคัญที่ดึงดูดให้พนักงานอยากเข้ามาทำงาน
4. การบริหารจัดการพื้นที่อย่างชาญฉลาด
เมื่อพนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศพร้อมกัน 100% ทุกวัน การบริหารจัดการพื้นที่เพื่อให้เกิดความคุ้มค่าสูงสุดจึงเป็นเรื่องจำเป็น
- โต๊ะทำงานแบบไม่ประจำที่ (Hot Desking): เป็นกลยุทธ์ที่ช่วยลดจำนวนโต๊ะทำงานที่ไม่จำเป็นลง และเปลี่ยนพื้นที่เหล่านั้นให้กลายเป็นพื้นที่ส่วนกลางที่มีประโยชน์มากกว่า
- ล็อกเกอร์เก็บของส่วนตัว (Personal Lockers): เป็น เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ชิ้นสำคัญที่ต้องมาควบคู่กับระบบ Hot Desking เพื่อให้พนักงานมีความสะดวกและปลอดภัยในการเก็บของใช้ส่วนตัว
- การใช้ข้อมูลในการออกแบบ (Data-Driven Design): ในขั้นสูง การติดตั้งเซ็นเซอร์เพื่อเก็บข้อมูลการใช้งานพื้นที่จริง จะช่วยให้องค์กรสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์เพื่อพัฒนาและปรับปรุงการ ออกแบบออฟฟิศ สํานักงาน ในอนาคตให้ตอบโจทย์และคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
สำหรับองค์กรที่ต้องการปรับปรุงออฟฟิศ ควรเริ่มต้นจากปัจจัยไหนก่อน?
ควรเริ่มต้นจาก "ความยืดหยุ่นและการมีทางเลือก" โดยการสำรวจความต้องการของพนักงานว่ากิจกรรมประเภทใดที่พวกเขาอยากเข้ามาทำที่ออฟฟิศมากที่สุด แล้วจึงเริ่มจัดโซนและเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่ตอบโจทย์กิจกรรมเหล่านั้น
การออกแบบออฟฟิศแบบ Hybrid Work Space ใช้งบประมาณสูงกว่าแบบเดิมหรือไม่?
ไม่จำเป็นเสมอไป แม้อาจมีค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีและเฟอร์นิเจอร์อเนกประสงค์เพิ่มขึ้น แต่ก็สามารถชดเชยได้ด้วยการลดขนาดพื้นที่เช่าโดยรวมลงจากการใช้ระบบ Hot Desking ทำให้ในภาพรวมอาจใช้งบประมาณเท่าเดิมหรือน้อยกว่า
เราจะวัดผลความสำเร็จของการออกแบบ Hybrid Work Space ได้อย่างไร?
สามารถวัดผลได้จากหลายมิติ เช่น อัตราการเข้าใช้งานออฟฟิศ (Utilization Rate), ผลสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน (Employee Satisfaction Survey), ระดับความผูกพันต่อองค์กร (Engagement Score) และผลลัพธ์ของโปรเจกต์ที่ต้องอาศัยการทำงานร่วมกัน
การ ออกแบบออฟฟิศ สำหรับ Hybrid Work คือการสร้าง "ระบบนิเวศ (Ecosystem)" การทำงานที่ยืดหยุ่นและตอบสนองต่อความต้องการที่หลากหลาย โดยต้องคำนึงถึงทั้ง 4 ปัจจัยที่กล่าวมาอย่างสมดุล เป้าหมายสุดท้ายไม่ใช่แค่การสร้างออฟฟิศที่สวยงาม แต่คือการสร้างพื้นที่ที่ส่งเสริม "การทำงานร่วมกัน" และ "วัฒนธรรมองค์กร" ซึ่งเป็นสองสิ่งที่ทำได้ยากที่สุดในการทำงานทางไกล และมี เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ที่เหมาะสมเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างสรรค์พื้นที่เหล่านั้นให้เกิดขึ้นจริง องค์กรควรเริ่มต้นด้วยการสำรวจความต้องการของพนักงานและวัฒนธรรมของตนเอง เพื่อสร้าง Hybrid Work Space ที่ตอบโจทย์และยั่งยืนที่สุด
พร้อมสร้างสรรค์พื้นที่ทำงานที่ "ใส่ใจคน" และช่วยลดความเครียดแล้วหรือยัง? ให้ Modernform Hybrid Space ช่วยออกแบบพื้นที่สำหรับการ พัก คุย คิด ที่ลงตัว เปลี่ยนภาพลักษณ์องค์กรและสร้างพื้นที่ที่ทำให้พนักงาน ‘รู้สึกดี’ ตั้งแต่ก้าวแรก ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบ Smart Workplace จาก Modernform เพื่อค้นหาโซลูชันที่ใช่สำหรับคุณได้แล้ววันนี้Explore Products
