Minimalist Office Makeover จัดระเบียบออฟฟิศในพื้นที่จำกัด สวย โปร่ง โล่ง สบายตา | Modernform

คุณเคยรู้สึกหัวตื้อ สมองเบลอ ไร้ไอเดียเมื่ออยู่ที่โต๊ะทำงานบ้างหรือเปล่า? ไม่แน่สาเหตุอาจจะมาจากสิ่งที่ไม่คาดคิดอย่างเอกสารที่กองแบบไร้ระเบียบ หรือปากกากับกระดาษโน้ตที่ระเกะระกะไปทั่วโต๊ะก็ได้ งั้นลองมาจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศให้โล่งด้วยแนวคิด “Minimalist Office Makeover” หรือการจัดระเบียบออฟฟิศสไตล์มินิมอลดูไหม เพราะไม่เพียงจะช่วยลดความวุ่นวายขณะทำงาน แต่ยังเพิ่มสมาธิในการทำงานได้อีกด้วย!

เคลียร์พื้นที่ให้ว่างเปล่า: เริ่มต้นด้วยการ "คัดทิ้ง" สู่ความเป็นมินิมอล

• การเริ่มต้นที่ดีของการจัดโต๊ะทํางานออฟฟิศก็คงจะต้องจัดการของที่ไม่จำเป็นออกไปเสียก่อน โดยการมานั่งไล่ดูไปทีละอย่างว่า “สิ่งนี้ที่มีอยู่ยังจำเป็นหรือช่วยในการทำงานหรือไม่?” อาจจะใช้ ‘กฎ 1 ปี’ วิธีคิดง่ายๆ ที่จะทำให้เห็นและตัดสินใจได้ว่าสิ่งใดไม่ได้ใช้งานในปีที่ผ่านมาก็ควรปล่อยมันไปได้แล้ว วิธีนี้จะช่วยลดจำนวนสิ่งของที่ไม่จำเป็นในพื้นที่ทำงานลงไปได้เยอะเลยแหละ
• ต่อมาเมื่อจัดการสิ่งที่ไม่จำเป็นแล้ว ก็มาดูสิ่งของที่จำเป็นกันบ้างว่าควรจัดเก็บเข้าที่ได้อย่างไร โดยหลักๆ ควรจัดระเบียบจำพวกเอกสารให้เปลี่ยนจากกระดาษแผ่นๆ เป็นรูปแบบดิจิทัลที่ง่ายต่อการจัดเก็บ ค้นหา และทำลาย หรือถ้าเอกสารรูปแบบกระดาษยังจำเป็นอยู่ ก็ควรใช้แฟ้มที่มีระบบการจัดเรียงที่เห็นได้ชัดหรือหมั่นคัดทิ้งเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้วเพื่อช่วยให้การจัดระเบียบออฟฟิศง่ายขึ้นกับทุกแผนกที่อาจจะต้องใช้พื้นที่จัดเก็บเอกสารร่วมกัน
• นอกจากนี้ควรสร้าง mindset ใหม่ให้คนในองค์กรเห็นถึงความจำเป็นของการจัดโต๊ะทำงานออฟฟิศส่วนตัวก่อนเป็นอันดับแรก หลังจากนั้นก็จะง่ายต่อการจัดระเบียบออฟฟิศพื้นที่ส่วนร่วมต่อไปด้วย

เลือกเฟอร์นิเจอร์อย่างชาญฉลาด: ดีไซน์เพื่อพื้นที่จำกัดและฟังก์ชันที่ใช่

การเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสมก็เป็นหัวใจสำคัญสำหรับการจัดระเบียบออฟฟิศเช่นกัน เพราะเมื่อคัดเลือกของที่จำเป็นจะต้องใช้ทั้งหมดแล้ว ก็ควรเก็บเข้าที่ให้ง่ายต่อการใช้งานครั้งถัดไปและไม่ทำให้รกในขณะทำงานด้วย 

ซึ่งหลักการเลือกเฟอร์นิเจอร์มักจะเริ่มต้นจากพิจารณาพื้นที่ภายในออฟฟิศเสียก่อน หลังจากนั้นก็ติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ที่มีขนาดและสไตล์เข้ากับแต่ละบริเวณ โดยเน้นโครงสร้างเฟอร์นิเจอร์ที่มีความโปร่ง บาง หรือเป็นดีไซน์ที่ไม่ทึบตัน นอกจากนี้ควรเลือกโทนสีอ่อนหรือสีไม้ธรรมชาติ จะยิ่งช่วยสร้างบรรยากาศสบายๆ เสริมความรู้สึกสงบและช่วยเพิ่มสมาธิในขณะทำงานได้ด้วย

ตัวอย่างการติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสมกับสไตล์มินิมอลเพื่อช่วยให้ออฟฟิศดูโปร่ง แต่ยังมีฟังก์ชันพร้อมใช้งานควรพิจารณาเลือกใช้ดังนี้

• โต๊ะทำงานพับได้: สามารถประหยัดพื้นที่ได้มากขึ้นเมื่อไม่ใช้งาน
• ชั้นวางของติดผนัง: พยายามใช้พื้นที่แนวตั้งให้ได้มากที่สุด เพื่อทดแทนพื้นที่แนวราบ
• ตู้เก็บของแบบซ่อน: ติดตั้งเฟอร์นิเจอร์จำพวกตู้เก็บของที่มีฟังก์ชันปิดมิดชิดและกลืนไปกับผนังเลยจะยิ่งทำให้พื้นที่ดูเรียบร้อยขึ้น
• เก้าอี้มัลติฟังก์ชัน: เก้าอี้ที่สามารถปรับระดับหรือพับเก็บได้เพื่อประหยัดพื้นที่

นอกจากนี้อาจจะมีเฟอร์นิเจอร์ที่ฟังก์ชันเยอะหรือต้องการการติดตั้งที่เนี้ยบ องค์กรเองก็ควรปรึกษาและให้ผู้เชี่ยวชาญเข้ามาติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ เพื่อการใช้งานที่ราบรื่นและคงทนในระยะยาวด้วย

พลังแห่งสีและแสง: แต่งเติมความรู้สึกโปร่งโล่งให้พื้นที่

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วบ้างในตอนต้น ว่า ‘สี’ เองก็เข้ามามีบทบาทในการเลือกติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ภายในออฟฟิศด้วย เพราะการเลือกสีหรือจัดแสงจะช่วยเพิ่มความโปร่งโล่งให้พื้นที่ทำงานของคุณ โดยเฉพาะโทนสีสว่างอย่างสีขาว สีครีม หรือเอิร์ทโทน ช่วยสะท้อนแสงและทำให้พื้นที่ดูกว้างขึ้น หรืออาจจะใช้เทคนิคเพิ่มเติมให้เกิดความน่าสนใจเข้าไปอีก เช่น

• Accent Color: เลือกใช้สีเข้มหรือสดใสเล็กน้อยเข้ามาตัดกัน เช่น สีฟ้า สีเขียว หรือสีเหลือง ให้บริเวณนั้นดูมีชีวิตชีวา แต่ก็ไม่ทำให้ดูรก
• กระจก: การติดตั้งกระจกช่วยสะท้อนแสงและสร้างมิติในพื้นที่ขนาดเล็กดูกว้างขึ้น

นอกจากนี้ถ้าเพิ่มเทคนิคการจัดโต๊ะทำงานออฟฟิศโดยใช้โคมไฟที่มีแสงนุ่มนวลหรือปล่อยให้แสงธรรมชาติลอดเข้ามาในห้องจะช่วยลดความอึดอัดและความตึงเครียดลงไปได้ด้วย เช่น

• หลอดไฟ LED: เลือกหลอดไฟที่มีแสงสีขาวนวลหรือให้แสงที่เป็นธรรมชาติ จะเข้ามาช่วยให้สบายตาในขณะทำงาน
• ผ้าม่านโปร่งแสง: ใช้ม่านโปร่งแสงเพื่อให้แสงธรรมชาติส่องเข้ามาได้อย่างพอดี
• ตำแหน่งการจัดไฟ: ติดตั้งไฟในมุมที่ช่วยลดเงาและเพิ่มความสว่างอย่างทั่วถึงในพื้นที่

เก็บทุกอย่างให้เข้าที่: เทคนิคจัดระเบียบและซ่อนสิ่งรบกวนสายตา

มาถึงขั้นตอนต่อไปในการจัดระเบียบออฟฟิศง่ายๆ ในกรณีที่ไม่อยากทิ้งสิ่งของเพราะเสียดาย หรือแม้แต่การเก็บอุปกรณ์สำนักงานสำรองไว้ใช้ในอนาคต ก็ควรจัดเก็บให้เข้าที่อย่างเป็นระบบมากกว่าเดิม เช่น

• กล่องใส่ของ: หันมาใช้กล่องเล็กๆ หรือถาดแบ่งช่องในลิ้นชัก เพื่อแยกของแต่ละหมวดหมู่ออกจากกันง่ายต่อการใช้งาน
• Cable Box: ใช้กล่องเก็บสายไฟในบริเวณโต๊ะทำงานร่วมกัน ฟังก์ชันเสริมที่จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความยุ่งเหยิงของสายไฟที่พันกัน
• รางเก็บสายไฟ: ใช้ติดตั้งใต้โต๊ะเพื่อซ่อนสายไฟไม่ให้เกะกะจนอาจทำให้เกิดอุบัติเหตุภายในออฟฟิศได้

• ชั้นวางของแนวตั้ง: ควรเน้นการติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ประเภทชั้นวางในแนวตั้งที่มีหลายระดับเพื่อเพิ่มพื้นที่การจัดเก็บให้มากขึ้น และเลี่ยงในการวางบนโต๊ะทำงาน
• ติดฉลาก: เมื่อเก็บของเยอะๆ อาจจะไม่รู้ว่าอะไรเป็นอะไร ควรใช้ฉลากระบุสิ่งของในกล่องหรือแฟ้ม เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายและจัดลำดับการวางตามความสำคัญหรือความถี่ที่จะหยิบออกมาใช้งาน

สรุป

การจัดระเบียบออฟฟิศในพื้นที่จำกัดให้เป็นสไตล์มินิมอลไม่ใช่เรื่องยาก แต่จะต้องเริ่มต้นให้ถูกต้องจากการคัดของที่ไม่จำเป็นทิ้งไป ติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ฟังก์ชันเหมาะสมและเป็นประโยชน์ต่อการจัดระเบียบและหยิบใช้สะดวกในอนาคต นอกจากนี้ปัจจัยอื่นๆ อย่างการใช้โทนสีและแสงมาช่วยสร้างบรรยากาศให้โปร่งโล่งและจัดเก็บสิ่งของให้เข้าที่อย่างเป็นระบบ ก็สามารถสร้างพื้นที่แบบมินิมอลสิ่งของน้อยชิ้นแต่มากด้วยประโยชน์ในการใช้งานภายในออฟฟิศแล้วแหละ!

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเรื่องจัดระเบียบออฟฟิศ

การจัดระเบียบออฟฟิศสไตล์มินิมอล จำเป็นต้องใช้งบประมาณสูงหรือไม่

ไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณสูงเสมอไป เพราะจริงๆ แล้วคำว่ามินิมอลก็คือความน้อยชิ้นของสิ่งของ ซึ่งไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ช่วยจัดระเบียบหรือเฟอร์นิเจอร์มากด้วยฟังก์ชันที่ราคาแพงเสมอไป แต่สามารถเริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบของที่มีอยู่แล้ว เคลียร์สิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป บางครั้งอาจจะไม่มีค่าใช้จ่ายเลยก็ได้

มีเทคนิคการเลือกเฟอร์นิเจอร์อเนกประสงค์สำหรับพื้นที่แคบมากๆ อย่างไรบ้าง

เทคนิคการเลือกเฟอร์นิเจอร์อเนกประสงค์สำหรับพื้นที่ขนาดเล็กสามารถพิจารณาได้ตามหลักเกณฑ์ใหญ่ๆ ดังนี้

• เฟอร์นิเจอร์พับเก็บได้: การที่ปรับขนาดหรือพับเก็บได้จะง่ายต่อการใช้งานครั้งถัดไป ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะทำงานพับติดผนังหรือเก้าอี้ที่ซ้อนกันได้ จะทำให้พื้นที่บริเวณนั้นสามารถปรับเปลี่ยนใช้งานได้อย่างอิสระ
• เฟอร์นิเจอร์แนวตั้ง: เลือกติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ชั้นวางลักษณะสูงที่ติดผนังช่วยใช้พื้นที่แนวตั้งให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• เฟอร์นิเจอร์มีช่องเก็บของ: เช่น หากเลือกโซฟาของส่วนกลางหรือโต๊ะบริเวณโซนพักผ่อนที่มีลิ้นชักหรือช่องเก็บของซ่อนอยู่ จะทำให้สามารถเก็บพวกของใช้จำเป็นที่ง่ายต่อการหยิบใช้งานได้ตลอดเวลา
• เฟอร์นิเจอร์ล้อเลื่อน: เพื่อความสะดวกในการเคลื่อนย้ายและปรับเปลี่ยนพื้นที่ได้ตามต้องการ เพื่อนำพื้นที่ส่วนนี้ใช้งานกิจกรรมอื่นๆ ได้ด้วย
• เฟอร์นิเจอร์โปร่งบาง: เลือกเฟอร์นิเจอร์ที่มีโครงสร้างบางอย่างเหล็กหรือไม้ขนาดเล็กแต่แข็งแรงจะช่วยให้พื้นที่ดูไม่อึดอัดและแคบกว่าเดิม

จะรักษาสภาพออฟฟิศให้คงความเป็นมินิมอลและเป็นระเบียบได้อย่างไรในระยะยาว

• ก่อนอื่นต้องสร้าง mindset อย่างที่ได้กว่าไปแล้วว่าควรเก็บสิ่งที่ไม่จำเป็นให้เข้าที่ และเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ที่มีฟังก์ชันในการช่วยจัดระเบียบออฟฟิศ ก็จะสามารถคงความเป็นมินิมอลได้ในระยะยาว นอกจากนี้ยังต้องหมั่นเก็บของเข้าที่ทันทีหลังใช้งานเสร็จเพื่อไม่ให้เกิดการสุมกันเป็นกองในอนาคต และที่สำคัญควรคำนึงถึงกฎ “1 เข้า 1 ออก” ที่ต้องนึกไว้เสมอว่าเมื่อซื้อของเข้ามาใหม่ต้องมีของเก่าที่ไม่จำเป็นออกไป 1 ชิ้นทันที เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้คุณคงความเป็นระเบียบในพื้นที่ทำงานมินิมอลได้อย่างยาวนานแล้ว